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    Projektmanagement – Stellenwert und Optimierung

    Projektmanagement nimmt in modernen Unternehmen einen immer wichtigeren Stellenwert ein. Umso bedeutender wird eine sinnvolle Organisation Ihrer Projekte und Teams. Projekte wollen durchdacht und zielgerichtet sein. Ihre Projektteams profitieren von der Unterstützung durch konkrete Methoden und Tools. Dies wirft die Frage auf, welche Methoden einen besonderen Beitrag zur Steigerung der der Effizienz und Einsparung von Kosten leisten. *


    Definitionsansätze zum Projektmanagement

    Begrifflich umfasst das Projektmanagement mehrere Methoden, die einen Beitrag zur effizienten Bewältigung eines Projekts leisten. Als Oberbegriff umfasst es mehrere Schritte und Maßnahmen. Einen Anhaltspunkt für eine generelle Definition liefert die DIN-Norm Projektmanagement – Projektmanagementsysteme (69901:2009-01). Ein wesentliches Definitionsmerkmal eines Projekts ist demnach die Einmaligkeit seiner Umstände. Das Management Ihrer Projekte umfasst mindestens die Schritte der Projekt-Definition, der Projekt-Realisation, des Projekt-Controllings sowie des Projekt-Abschlusses.

    Stellenwert des Projektmanagements im Betrieb
    Da viele betriebliche Tätigkeiten in Projekte untergliedert werden, kommt dem Management dieser Projekte ein besonders hoher Stellenwert zu. Die Herausforderungen betreffen insbesondere die Planung und Koordination Ihrer Projekte. Besonders im Vorfeld des Projekts empfiehlt es sich, die notwendige Zeit zu investieren, damit sich der anschließende Projektablauf reibungslos gestaltet. Mögliche Kosten zu Beginn werden sich im Verlauf der Realisation des Projekts bezahlt machen. Die präzise Anfangsplanung unterstützt die Projektmitglieder und sämtliche anderen Beteiligten bei der Projekt-Zielerreichung. Die vorzeitige Planung trägt gleichfalls dazu bei, eventuelle Abweichungen vom Plan rechtzeitig zu erkennen. Notwendige Gegenmaßnahmen lassen sich zeitnah einleiten.
    Werden die Ziele im Vorfeld festgelegt und die Verantwortlichkeiten verteilt, profitiert davon gleichermaßen die Motivation der Mitarbeiter. Die Identifikation mit dem Projekt sowie den damit verbundenen eigenen Aufgaben steigt. Im Endeffekt geht durchdachtes Projektmanagement mit einer deutlichen Kosten- und Zeitersparnis einher.

    Das Projektmanagement und seine Eckpfeiler
    Projektmanagement basiert auf bestimmten Phasen, die allesamt auf ein bestimmtes Ziel, den erfolgreichen Projektabschluss, ausgerichtet sind. In einer ersten Phase gilt es, Ihre Ziele zu definieren. Damit verbunden ist eine Analyse der Anfangsvoraussetzungen. Dies ebnet den Weg für eine erste Grobplanung der weiteren Schritte.
    Der zweite Schritt ist geprägt von der Projekt-Realisation. Hier gilt es, präzisere Teilschritte zu formulieren. Die Phase beinhaltet die Teambildung und die Delegation der Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Die Einheiten und Teams werden koordiniert und die Arbeitsschritte je nach Kompetenz an bestimmte Mitglieder weitergegeben. Damit ist die Voraussetzung für die eigentliche Realisation gegeben. Darauf folgt die Phase Projekt-Controlling. Das Stichwort lautet hier Erfolgskontrolle. Die bisherigen Ergebnisse werden erfasst und auf ihren Beitrag zur Erreichung des Projektziels hin analysiert. Die Dokumentation schafft die Voraussetzung für eine umfassende Qualitätsmanagement-Kontrolle. Diese ist Gegenstand vieler gängiger Projektmanagement-Ansätze. Abschließend folgt der Projektabschluss. In dieser letzten Phase werden die Ergebnisse abgenommen und im Erfolgsfall veröffentlicht.

    Hilfsmittel und Tools für das Projektmanagement
    Unterstützung finden Projektmanagement-Beteiligte sowohl in Form von Software-Lösungen als auch durch das Outsourcing bestimmter Tätigkeiten. Moderne Projektmanagement-Software verfügt über durchdachte Tools und Vorlagen. Insbesondere lästige und wiederkehrende Arbeitsschritte profitieren von den standardisierten Prozessen der Softwarekonzepte. Ebenso senken diese die Fehleranfälligkeit bei Support-Aufgaben.
    Bestimmte Tätigkeiten eignen sich gut für das Outsourcing, um sich auf das eigentliche Kerngeschäft zu konzentrieren. Externe Büro-Services werden eingesetzt, um die telefonische Erreichbarkeit zu gewährleisten. Geschulte Mitarbeiter übernehmen den Kontakt zu Kunden oder Geschäftspartnern. Sie können Anfragen zu Projekten beantworten, weiterleiten oder einen Rückruf vereinbaren. Dank transparenter Abrechnungsmethoden behalten Auftraggeber ebenso die Kosten im Blick. So berechnet die Telefonzentrale von ebuero nur Anrufe, die weitergeleitet werden, weil gerade alle Telefonleitungen im Unternehmen besetzt sind.

    Fazit
    Gelungenes Projektmanagement basiert im Wesentlichen auf einer exakten Projektziel-Definition, einer klaren Delegation der Verantwortlichkeiten und der fortwährenden Erfolgskontrolle des Projekts und seiner Teilziele. Projektmanager oder Team-Mitglieder profitieren von Tools und Vorlagen in Softwarelösungen.

    *Ein Beitrag der ebuero AG, Netzsieger GmbH und b-wise GmbH.