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    NETZkultur

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    Foto: © Elnur / Fotolia.com

    Anrufflut perfekt meistern!

    Sie bekommen zig Anrufe pro Tag und wissen nicht mehr, wo Ihnen der Kopf steht? Welche Rückrufwünsche sollen Sie zuerst beantworten, wenn Sie nicht wissen, wie wichtig die Anliegen Ihrer Anrufer sind? Und was, wenn Sie mal nicht da sind? So meistert NETZkultur aus Lippstadt die Anrufflut.

    Was hat der Kunde noch mal gesagt?
    „Der Gesprächsinhalt am Telefon ging meist verloren. Entweder wurde er gar nicht notiert oder nur auf kleinen, gelben Post-its, die aus mysteriösen Gründen immer unter Akten und Papierstapeln verschollen gingen. Und wenn wir die Infos dann brauchten, standen wir mächtig auf dem Schlauch“, erinnert sich Felix Graffenberg, Geschäftsführer von NETZkultur aus Lippstadt, an die damalige Chaos-Situation in seinem Büro.

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    Alle Anrufe inklusive Anrufnotiz zentral in der „infra-struktur“ – für alle Kollegen zugreifbar!

    Das Ende der Post-it-Ära
    Das war das Ziel, als das NETZkultur-Team 1996 aus der „eigenen Not“ begann, die Büromanagement- und CRM-Software „infra-struktur“ zu programmieren. Bei dem kleinen EDV-Unternehmen mit fünf Mitarbeitern kam der interne Informationsfluss ständig ins Stocken. „Das größte Problem waren die telefonischen Kundenanfragen. Wohin mit den Infos? Man sitzt am Telefon und kritzelt schnell etwas auf einen Zettel. 1. war der Zettel im Büro nicht zugreifbar für den Kollegen draußen beim Kunden. 2. konnten wir häufig die Sauklaue der Kollegen nicht entziffern und 3. waren die Zettel später häufig verschollen und somit alle Infos verloren. Das machte immer einen schlechten Eindruck, wenn ich beim Kunden anrufen und nachfragen musste, was er wollte, nur weil wir zu schusselig waren, es ordentlich zu notieren“, erinnert sich Graffenberg.

    Heute: Alle Anrufe mit Anrufnotizen übersichtlich in einer Liste
    „Jetzt haben wir endlich „infra-struktur“, erklärt Graffenberg zufrieden. Jeder Anruf wird vollautomatisch im Anrufmanagement dokumentiert. „Ruft ein Kunde an, sehe ich schon, bevor ich den Hörer abnehme, wer es ist und kann den Kunden schon mit seinem Namen begrüßen. Das begeistert viele“, freut sich Graffenberg. „Zu den Anrufen tragen meine Kollegen und ich jeweils kurz die Gesprächsinhalte ein, damit wir auch noch in zwölf Wochen wissen, was wir mit dem Kunden besprochen haben.“ Da die Anrufer anhand der Rufnummer von der Software erkannt werden, wird der Anruf automatisch mit der digitalen Kundenakte verknüpft, so dass man diesen nicht nur in der Anrufliste, sondern auch in der Kontakthistorie des Kunden jederzeit wiederfindet. „Bin ich mal nicht erreichbar, stelle ich das Telefon einfach auf den Büroservice um, damit meine Kunden trotzdem Ihr Anliegen loswerden können“, ergänzt Graffenberg. Der Büroservice mit Anrufannahme im Namen des Kunden an sieben Tagen pro Woche ist bei „infra-struktur“ gleich inkludiert.

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    NETZkultur Geschäftsführer Felix Graffenberg

    Ortsunabhängig zusammenarbeiten
    „Mir ist es egal, wo ich gerade bin. Ich kann von überall aus arbeiten und mich mit meinem Team synchronisieren“, freut sich Graffenberg. „Per Smartphone checke ich regelmäßig die eingegangenen Anrufe und erledige oder delegiere Rückrufe.“ Einfach per Browser einloggen und alle Informationen parat haben. „Dank infra-struktur geht bei uns keine Info mehr verloren und wir müssen nicht mehr bangen, dass die Post-its verschwinden, wenn einer im Büro mal das Fenster aufmacht“, lacht Graffenberg zufrieden.

    Weitere Informationen: www.infra-struktur.de