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    Interview zur Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen

    „Nur 40 Prozent der Unternehmen haben eine Digitalstrategie“ 

    Nils Britze, Referent Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom, über den Stand der Digitalisierung in den Unternehmen und welche Potenziale noch gehoben werden müssen. 

    Nils Britze

    Nils Britze, Referent Digitale Geschäftsprozesse: „Bei der Digitalisierung geht es insbesondere auch um die Köpfe.“ Foto: Bitkom

    Investitionen in die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen kosten den Unternehmen zunächst einmal viel Zeit und Geld. Gibt es Daten bzw. Zahlen darüber, in welche Systeme bzw. Soft- oder Hardware Unternehmen am meisten investieren?
    Nils Britze: Beliebt sind vor allem Software-Systeme zur Digitalisierung von Dokumenten. Dazu gehören Programme, mit denen Papierdokumente gescannt werden. In mehr als jedem zweiten Unternehmen ist so ein System schon heute im Einsatz. Ähnlich häufig wird Software für das Prozess-Management genutzt: 44 Prozent der Unternehmen nutzen Systeme, mit denen zum Beispiel der Vorgesetzte eine Rechnung oder einen Urlaubsantrag freigeben kann. Ein anderer wichtiger Anwendungsbereich für ECM: Systeme zur digitalen Archivierung und Verwaltung von Dokumenten. Mit ihnen kann man verschlagworten und Dokumente so leichter wieder auffindbar machen. 35 Prozent der Unternehmen setzen eine solche Software ein. Eine weitere Disziplin des Enterprise Content Management ist das „Output Management“. Das sind Software-Lösungen, die Dokumente optimieren, und regeln, über welchen Kanal die Unterlagen an Kunden oder Geschäftspartner verschickt werden. Jedes dritte Unternehmen nutzt bereits heute so ein System. Mit 31 Prozent ist die Nutzerzahl von Business Collaboration Tools ähnlich hoch. Dahinter steckt die Idee, die Vorteile Sozialer Netzwerke auch in die Arbeitswelt zu tragen.

    Welche Branchen haben die Nase vorn?
    Nils Britze: Nur 40 Prozent der deutschen Unternehmen haben eine Digitalstrategie, wobei es große branchenspezifische Unterschiede gibt. Mit 52 führen die Unternehmen der Finanz- und Versicherungsbranche den Index an. Dahinter folgen die Branchen IT und Beratung, der Maschinen- und Anlagebau, der Handel und die Automobilindustrie, die den Wert des allgemeinen Index widerspiegeln. Das Schlusslicht im Branchen-Ranking ist die Chemie- & Pharmabranche bzw. Lebensmittelindustrie. Auch in den einzelnen Geschäftsbereichen ist die Digitalisierung unterschiedlich stark ausgeprägt. Spitzenreiter ist die Produktion und Projektabwicklung, die in 74 Prozent der Unternehmen stark digitalisiert ist. Die Abteilungen Personal/Human Resources und Buchaltung/Finanzen/Controlling sind jeweils in 66 Prozent der Unternehmen stark digitalisiert. Im Ranking folgen dahinter die Geschäftsbereiche Marketing, Einkauf, Logistik sowie der Bereich Forschung und Produktentwicklung.

    Der Bitkom veröffentlicht seit einigen Jahren einen Digital Office Index. Wie steht es derzeit mit der Umsetzung der Digitalisierungsabläufe in deutschen Unternehmen?
    Nils Britze: Auf einer Skala von 0 „überhaupt nicht digitalisiert“ bis 100 „vollständig digitalisiert“ erreicht der Digital Office Index einen Wert von 50. Beim Einsatz digitaler Büro- und Verwaltungsprozesse in Unternehmen identifiziert der DOI vier verschiedene Nutzertypen. Sie unterteilen sich in Vorreiter, Unternehmen mit über- oder unterdurchschnittlichem Digitalisierungsfortschritt und Nachzügler. Die Vorreiter der Digitalisierung setzen weit häufiger als andere Firmen Software-Lösungen für Geschäftsprozesse ein und nutzen Cloud Computing. Auch die elektronische Rechnung haben sie bereits umgesetzt und die Digitalisierung ihrer Papierakten weitgehend abgeschlossen. Neben einer zentralen Strategie für die Bewältigung des digitalen Wandels verfügen sie über einen Mitarbeiter, der für die Koordinierung der Digitalisierung verantwortlich ist. Laut Umfrage zählen neun Prozent aller Unternehmen in Deutschland zu den Vorreitern der Digitalisierung. Der Großteil sind Großunternehmen ab 500 Mitarbeitern. Sie erreichen einen Indexwert von 58. Bei den Mittelständlern liegt der Wert mit 53 leicht über dem Durchschnitt. Kleine Unternehmen erreichen 49 Punkte. Immerhin 41 Prozent weisen einen überdurchschnittlichen Digitalisierungsfortschritt auf, 28 Prozent sind unterdurchschnittlich digitalisiert. Fast ein Viertel zählt zu den Nachzüglern. Bei ihnen handelt es sich meist um kleinere Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern.

    Die Weichen, die wir heute stellen, werden maßgeblich über die Attraktivität und Wettbewerbsfähigkeit des Standorts Deutschland entscheiden.

    Lässt sich feststellen, dass das Potential, um z.B. interne Workflows zu optimieren und Arbeitsabläufe grundsätzlich zu erleichtern, noch lange nicht ausgeschöpft ist? Was lässt sich noch verbessern?
    Nils Britze: Mit einem Index von 50 haben wir zwar schon den halben Weg geschafft, aber damit dürfen wir uns nicht zufriedengeben. Langfristig muss unser Ziel die 100 sein. Insgesamt gibt es also noch viel Luft nach oben. Dieses Potenzial können sich Software-Anbieter zu Nutze machen. Es liegt bei ihnen, die eigenen Systeme und Lösungen fleißig zu bewerben. Sie können potenzielle Kunden auf die Vorteile für das eigene Geschäft hinweisen. Was ein wenig nachdenklich macht: Längst nicht alle Unternehmen sehen sich auch im Hinblick auf die personellen Ressourcen gewappnet, um ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Auch, und ganz besonders bei der Digitalisierung geht es um die Köpfe. Es geht um IT-Experten in den Unternehmen, vom Software-Entwickler bis zum Administrator. Aber es geht auch um Digitalkompetenzen jenseits der klassischen IT-Abteilungen; denn die Digitalisierung betrifft längst alle Geschäftsbereiche, von der Buchhaltung bis zur Produktion.

    Lassen sich Rückschlüsse auf die Konkurrenz- bzw. Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen ableiten, die ihre internen Prozesse z.B. durch ECM-Lösungen schon weit vorangetrieben haben?
    Nils Britze: Digitale Technologien helfen Unternehmen, die bestehenden Prozesse zu optimieren. Aktenordner und Papierstapel wandern auf Festplatten oder in die Cloud – der Arbeitsplatz wird zum „Digital Office“. Dass sich Investitionen in die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen lohnen, bestätigen diejenigen Unternehmen, die diesen Weg bereits bestritten haben. So sagen 74 Prozent der befragten Unternehmen, dass sich die Einführung neuer Software-Lösungen positiv auf die Performance ihrer internen Büro- und Verwaltungsprozesse ausgewirkt hat. Auch die Kunden profitieren: Knapp zwei Drittel der Unternehmen geben an, dass sie die Kundenzufriedenheit durch optimierte Prozessabläufe deutlich steigern konnten. Gut die Hälfte konnte außerdem die Datensicherheit erhöhen.

    Der zunehmende Einsatz von CRM-Lösungen in der Cloud, intelligenten Assistenten und Big-Data-Auswertungen rückt auch Datenschutz-Fragen verstärkt in den Fokus. Ab Mai dieses Jahres will die EU-Datenschutzgrundverordnung das Sammeln von Daten besser schützen und transparenter machen. Kommt es damit nicht zwangsläufig zu Konflikten mit dem Ausbau der digitalen Systeme?
    Nils Britze: Das Gesetz ist an vielen Stellen vage und den Unternehmen fehlen Vorgaben, wie sie damit umgehen sollen. Konkrete Vorgaben wären hilfreich. Allerdings dürfen die rechtlichen Unsicherheiten kein Grund dafür sein, die Hände in den Schoß zu legen. Wer den Kopf in den Sand steckt, verstößt demnächst gegen geltendes Recht und riskiert empfindliche Bußgelder zu Lasten seines Unternehmens. Bei der grundsätzlichen Bewertung der Datenschutzgrundverordnung halten sich Zuversicht und Skepsis die Waage. So rechnen sechs von zehn Unternehmen damit, dass die DSG-VO langfristig zu mehr Rechtssicherheit führt, fast ebenso viele erwarten einheitlichere Wettbewerbsbedingungen in der EU. Vier von zehn Unternehmen sagen sogar, dass ihr eigenes Unternehmen durch die DS-GVO Vorteile hat und dass sie ein Wettbewerbsvorteil für europäische Unternehmen ist. Allerdings gibt es auch kritische Einschätzungen. So befürchten 57 Prozent kurzfristig mehr Rechtsunsicherheit, 42 Prozent glauben, dass Geschäftsprozesse komplizierter werden. Mehr als jeder dritte Befragte sagt zudem, die DS-GVO bremst Innovationen in Europa, jeder Vierte sieht einen Wettbewerbsnachteil für europäische Unternehmen. Und 14 Prozent gehen sogar so weit zu sagen, die Datenschutzverordnung stelle eine Gefahr für die eigene Geschäftstätigkeit dar.

    Ein kleiner Blick auf nächsten Jahre: Wie wird die Technisierung / Digitalisierung die Arbeitskonzepte und Qualifikationen der Mitarbeiter im Unternehmen verändern?
    Nils Britze: Die Arbeitswelt befindet sich derzeit in einem tiefgreifenden Wandel. Neue Prozesse und Technologien verändern nicht nur unsere Wirtschaft, sondern auch die Art und Weise, wie wir heute und in Zukunft arbeiten. Das betrifft Arbeitsformen, Arbeitsinhalte und Berufsbilder. Mit den Arbeitsinhalten verändern sich auch die Anforderungen an Arbeitnehmer. Zukünftig wird auf dem Arbeitsmarkt nur derjenige bestehen, der über digitale Kompetenzen verfügt und rasanten technologischen Entwicklungen Schritt halten kann. Dafür sind Maßnahmen zu ergreifen, die den vielfältigen Herausforderungen, bedingt durch den digitalen, kulturellen oder demografischen Wandel, Rechnung tragen. Relevante Handlungsfelder liegen vor allem in den Bereichen allgemeine Bildung und Weiterbildung, Fachkräftesicherung und Arbeitsrecht, einschließlich Regelungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Dabei muss folgendes bedacht werden: Die Weichen, die wir heute stellen, werden maßgeblich über die Attraktivität und Wettbewerbsfähigkeit des Standorts Deutschland entscheiden.

     

    KONTEXT
    Ab 25. Mai müssen datenverarbeitende Unternehmen in der EU die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (2016/679) beachten. Der Arbeitskreis Datenschutz des Bitkom hat mehrere Leitfäden für die Umsetzung von Datenschutz-Vorgaben im Unternehmen erarbeitet und an die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung angepasst. Die Leitfäden sollen den für Datenschutz Verantwortlichen im Unternehmen Orientierung bieten, wie die gesetzlichen Anforderungen zu verstehen sind und wie sie in Unternehmensprozesse übersetzt werden können. Dabei haben die Autoren, die allesamt aus der Unternehmens- oder anwaltlichen Praxis kommen, besonderes Augenmerk auf die praktische Umsetzbarkeit der Anforderungen gelegt.

    Für den Einstieg in das Thema DS-GVO hat Bitkom „Fragen und Antworten zur Datenschutz-Grundverordnung“ veröffentlicht, die einen ersten Überblick über die Veränderungen zur heutigen Rechtslage geben. Außerdem hat Bitkom vier Praxisleitfäden erstellt, die erläutern, wie verschiedene Verpflichtungen aus der Verordnung im Unternehmen umgesetzt werden können: „Datenübermittlung in Drittstaaten“, „Verarbeitungsverzeichnis“, „Risk Assessment und Datenschutzfolgenschutzabschätzung“ sowie die „Mustervertragsanlage zur Auftragsverarbeitung“. Alle Informationen stehen auf der Bitkom-Webseite zum kostenlosen Download bereit: www.bitkom.org/Themen/Datenschutz-Sicherheit/DSGVO.html

    Datenschutz-Grundverordnung

    Ab 25. Mai 2018 müssen datenverarbeitende Unternehmen in der EU die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (2016/679) beachten. Der Arbeitskreis Datenschutz des Bitkom hat mehrere Leitfäden für die Umsetzung von Datenschutz-Vorgaben im Unternehmen erarbeitet und an die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung angepasst. Die Leitfäden sollen den für Datenschutz Verantwortlichen im Unternehmen Orientierung bieten, wie die gesetzlichen Anforderungen zu verstehen sind und wie sie in Unternehmensprozesse übersetzt werden können. Dabei haben die Autoren, die allesamt aus der Unternehmens- oder anwaltlichen Praxis kommen, besonderes Augenmerk auf die praktische Umsetzbarkeit der Anforderungen gelegt. Die Leitfäden finden Sie hier zum Download.
    Neue Datenschutzregelungen stellen Unternehmen in diesem Jahr vor große Herausforderungen. Für die Umsetzung fehlt vielen von ihnen häufig ausreichend qualifiziertes Personal. Mehr als jedes zweite Unternehmen (56 Prozent) in Deutschland hat weniger als eine Vollzeitstelle für Mitarbeiter eingeplant, die sich hauptsächlich mit Datenschutzthemen befassen. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Unternehmensbefragung im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. Mit der ab 25. Mai 2018 gültigen Datenschutzgrundverordnung ergeben sich viele neue Pflichten für Unternehmen. „Der Arbeitsaufwand bei der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung ist enorm, gleichzeitig suchen Unternehmen händeringend nach passenden Fachkräften“, sagt Susanne Dehmel, Mitglied der Bitkom-Geschäftsführung für Recht und Sicherheit. In genau eine Vollzeitstelle für Datenschutzangelegenheiten investiert gut jedes vierte Unternehmen (27 Prozent). 14 Prozent der Unternehmen haben mehr als eine Vollzeitstelle für Mitarbeiter vorgesehen, die sich hauptsächlich mit Datenschutz beschäftigen.
    Ab 25. Mai 2018 gilt in der EU die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Nach zweijähriger Umsetzungsfrist müssen dann alle Unternehmen die neuen Regeln beachten. Im Mittelpunkt steht dabei für viele Unternehmen, ein Verarbeitungsverzeichnis für Personendaten zu erstellen. Außerdem müssen sie Prozesse in der Produktentwicklung anpassen, um dem neuen Grundsatz des Privacy by Design gerecht zu werden. Darüber hinaus müssen sie zusätzliche Informationspflichten gegenüber Kunden berücksichtigen.
    Voraussichtlich in der zweiten Jahreshälfte 2018 entscheidet die EU über die sogenannte E-Privacy-Verordnung. Ziel der E-Privacy-Verordnung ist es zum einen, die Vertraulichkeit der Kommunikation zu schützen. Zum anderen formuliert die E-Privacy-Verordnung zusätzliche Datenschutzvorschriften, die besonders im Bereich der Verarbeitungs- und Speicherfunktion in Endgeräten wie PCs, Tablets oder Smartphones über die Datenschutzgrundverordnung hinausgehen. Bitkom kritisiert den aktuellen Gesetzentwurf der EU-Kommission zur E-Privacy-Verordnung. „Künftige Innovationen werden durch die E-Privacy-Verordnung bedroht“, sagt Dehmel. So werde die bereits gefundene Balance zwischen dem Schutz der Privatsphäre einerseits und neuen Technologien andererseits wieder zerschlagen. „Was die Datenschutzgrundverordnung erlaubt, darf die E-Privacy-Verordnung nicht wieder zurückdrehen.“ Bisher stellt die E-Privacy-Verordnung in mehreren Bereichen eine nach DSGVO erlaubte Datenverarbeitung entweder unter den Vorbehalt einer strengeren Form der Einwilligung oder untersagt sie vollständig. Zudem würden durch den Kommissionsentwurf auch Vorgänge erfasst werden, die keine Verarbeitung von personenbezogenen Daten vorsehen.
    Für den Einstieg in die DSGVO hat Bitkom „Fragen und Antworten“ (FAQ) veröffentlicht, die einen ersten Überblick über die Veränderungen zur heutigen Rechtslage geben. Außerdem hat Bitkom vier Praxisleitfäden erstellt, wie verschiedene Verpflichtungen aus der Verordnung im Unternehmen umgesetzt werden können: „Datenübermittlung in Drittstaaten“, „Verarbeitungsverzeichnis“, „Risk Assessment und Datenschutzfolgenschutzabschätzung“ sowie die „Mustervertragsanlage zur Auftragsverarbeitung“. Alle Informationen stehen auf der Bitkom Webseite zum kostenlosen Download bereit: www.bitkom.org/Themen/Datenschutz-Sicherheit/DSGVO.html
    Hinweis zur Methodik: Grundlage der Angaben ist eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 507 für den Datenschutz verantwortliche Personen (Betriebliche Datenschutzbeauftragte, Geschäftsführer, IT-Leiter) von Unternehmen aller Branchen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland befragt. Die Umfrage ist repräsentativ. Die Fragestellung lautete: „Wie viele Mitarbeiter befassen sich in Ihrem Unternehmen hauptsächlich mit Datenschutz?“

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