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    Facility Management

    „Konsequentes Outsourcing ist immer ein Gewinn“

    Nils Bogdol, Geschäftsführer ray facility management group, über die Facility Management-Branche und neue Herausforderungen in einem gesättigten Markt.

      

    Herr Bogdan: Die Facility Management-Branche (FM) hat sich zu einem bedeutenden Wirtschaftszweig entwickelt. Welche Bereiche umfasst das Kerngeschäft des FM und wie innovativ präsentiert sich die Branche auch hinsichtlich der aktuellen Themen Digitalisierung und Automatisierung?

    Nils Bodgol, Geschäftsführer ray facility management group: „Der Markt ist fast gesättigt. Wenn wir einen neuen Kunden akquirieren, war vorher hier bereits ein Mitbewerber tätig.“
    Foto: ray

    Nils Bogdan: Das Kerngeschäft des FM wird im Wesentlichen durch das kaufmännische, infrastrukturelle und technische Gebäude- management bestimmt. Im technischen Bereich, in dem die Themen Lüftung und Klimatechnik, Heizung und Sanitär angesiedelt sind, gibt es nur wenige Innovationen. Die Begriffe Digitalisierung sowie Mess- und Regeltechnik werden in Zukunft wesentlich wichtiger werden, in absehbarer Zeit sind aber keine Neuerungen zu erwarten. Da wo es möglich ist, wird  bereits alles gemessen, wie die Luftfeuchtigkeit, Temperatur und Luftgeschwindigkeit. Dementsprechend kann die Regelungstechnik nicht noch weiter optimiert werden, bzw. es gibt momentan keine Produkte auf dem Markt, die große Fortschritte versprechen.

    Im infrastrukturellen Bereich geht es u.a. um Gebäudereinigung, Sicherheit und Frontdesk-Services. Die Digitalisierung steht hier für das Messen mit Sensorik, d.h. Gebäude werden mit Sensoren ausgestattet, um zum Beispiel Zeiten und Reinigungszustände zu erfassen und Bewegungsabläufe im Gebäude nachvollzuziehen. Einige Flughäfen arbeiten im Sanitärbereich bereits mit Sensoren, so dass in öffentlichen Toiletten das Reinigungspersonal die Sauberkeit der Räume überwachen kann. Es sind Infrarotmelder installiert, die messen, wie viele Personen einen Raum betreten und es gibt zum Beispiel ein digitales Produkt, wo der Nutzer den Zustand der Sauberkeit angeben kann. Erscheint das Signal rot, geht diese Information automatisch an die Vorarbeiterin, die dann entsprechend reagieren kann. Außerdem liefert ein Zählwerk die genauen Nutzerzahlen, so dass bei entsprechender Frequentierung eine generelle Reinigung stattfindet.  Diese Technik, die noch relativ neu und deshalb teuer ist, lässt sich aber auch etwa in Konferenzräumen und in Haupteingangsbereichen einsetzen.

    Im Bereich Sicherheit kommt Kamera- und Infrarottechnik zum Einsatz. Zur Kontrolle von leeren Räumen benötigt man keine Wachleute mehr. Ihre Aufgaben übernimmt die Infrarot- und Videotechnik. Menschen werden nur noch für die Einsatzfahrt gebraucht. Das reduziert die Personalmenge und erhöht die Sicherheit, weil man durch die Videoüberwachung im Vorfeld weiß, auf was für eine Situation man sich vor Ort einstellen muss.

    Erwarten Sie in den drei Kernbereichen künftig gravierende Veränderungen?

    Nils Bogdan: In der kaufmännischen Immobilienverwaltung gehe ich von wenigen Veränderungen aus. Das Abfragen der Zählerstände aus der Ferne ist derzeit der Digitalisierungsumbruch. Im infrastrukturellen Bereich wird sich ebenfalls wenig ändern. Da wird es vielleicht Preisplattformen geben, die ohne Ausschreibungen arbeiten und wo vergleichbare Raumgruppen eingekauft werden können. Das ist mit dem deutschen Arbeitsrecht nicht zu synchronisieren. Eventuell werden Kleinstselbständige diese Möglichkeiten nutzen. Für größere Unternehmen wird das keine Alternative sein.  Ich gehe also eher davon aus, dass es in allen Kernthemen wohl nur zu einer langsamen Weiterentwicklung kommen wird.

    In einigen Branchen ziehen immer mehr Roboter in die Fabrikhallen ein. Wie sieht es bei Ihnen aus. Können Roboter nicht das Reinigen übernehmen?

    Nils Bogdan: Robotik im Bereich Reinigung ist ein kompliziertes Thema. Alle Reinigungsmaschinen-Hersteller arbeiten ein wenig an Robotik, es gibt bisher jedoch keine Lösungen, die in der Praxis wirklich hilfreich sein. Kein Roboter ist in der Lage, hinter sich zu schauen und zu prüfen, ob alles sauber ist. Haare in der Gummilippe verursachen Streifen, das Reinigungsergebnis ist also nicht erreicht. Das sieht man jedoch erst am nächsten Morgen.

    Zusätzlich ist ein vorsichtiges Agieren gefragt, weil hier auf den Menschen Rücksicht genommen werden muss. Schließlich können während der Reinigung plötzlich Menschen im Weg stehen oder das Leeren des Papierkorbs im Büro erweist sich als schwierig, weil der Roboter nicht weiß, wo sich der Gegenstand befindet. Das macht den gesamten Prozess sehr langsam.  Die Produkte, die es bisher gibt, sind noch nicht wirtschaftlich. Es werden zu kleine Mengen nachgefragt. Ich gehe davon aus, dass es künftig weitere Maschinen geben wird, die der Reinigungskraft die körperliche Arbeit erleichtern.

    Eine wichtige Aufgabe des Facility Managements (FM) ist es, die Bewirtschaftungskosten von Gebäuden zu optimieren bzw. zu senken. Welche Lösungen stehen hier im Vordergrund und wie groß ist das Einsparpotential?

    Nils Bogdol: Die Lösungen liegen vor allem in größeren baulichen Maßnahmen. Wenn Gebäude im Hinblick auf die Bewirtschaftung tatsächlich optimiert werden sollen, dann kommt man nicht umhin, andere Fassaden, Fußböden, Sanitäranlagen und standardisierte Bürokonzepte umzusetzen. Das ist jedoch noch immer schwer, einem Architekten zu verkaufen. Daher gibt es, außer dass wir Leistungsverdichtung betreiben, wenige Möglichkeiten, die bestehenden Situationen deutlich zu verbessern.

    Ein Beispiel: Wenn im Sicherheitsbereich eine Optimierung erreicht werden soll, dann gelingt das nur, durch die Reduktion der Zahl der Mitarbeiter und durch mehr Digitalisierung. Schaut man auf die Flughäfen, so ist das heute nicht mehr möglich. Daraus entsteht ein irrationaler Kostendruck, weil bei jeder Neuausschreibung gefordert wird, pro Jahr zwischen zwei bis fünf Prozent einzusparen. Das geht konträr zu den Lohnerhöhungen, die pro Jahr ebenfalls bei zwei bis drei Prozent liegen, so dass eine Einsparung von etwa sieben Prozent pro Jahr erwartet wird. So ein Ziel lässt sich nur durch Leistungsverdichtung erreichen. Qualitativ stößt man hier schnell an seine Grenzen. Im Bereich Sicherheit und Gebäudereinigung werden deshalb auch keine Einsparungen mehr definiert. Im technischen Facility Management, wo Jahres- oder Dreijahresverträge abgeschlossen werden, sieht es noch anders aus. Fakt ist jedoch, dass in allen Bereichen, die bereits outgesourct sind, nur wenig Einsparpotenzial vorhanden ist.

    Stichwort Nachhaltigkeit: Besonders Gewerbeimmobilien müssen vor dem Hintergrund von Klima- und Umweltschutz, aber auch hinsichtlich der laufenden Kosten über viele Jahre hinweg energetisch auf einem aktuellen Stand gehalten werden. Wie lassen sich Optimierungspotenziale für ein nachhaltiges FM-Konzept aufdecken?

     Nils Bodgol: Nachhaltigkeit – das hört sich immer wieder gut an. Die Realität sieht jedoch anders aus: Schlecht wärmegedämmte Fenster und Wände in öffentlichen Gebäuden, nur etwa 15 Prozent wird in die Renovierung investiert. Dabei hält die öffentliche Hand die meisten Gebäude.
    Wir delektieren uns immer wieder an phantastischen Leuchtturmprojekten in den Großstädten, an Green Buildings, die ausgezeichnet wurden. Das ist mengenmäßig irrelevant, weil die Kernsubstanz in Deutschland weiterhin schlecht ist. Im Wohnungsbau wird immer mehr gefordert, auf Wärme- und Schalldämmung zu setzen. Das ist jedoch nur ein Baustein für die Zukunft.
    Wenn wir uns nicht mit den wesentlichen Themen beschäftigen, nämlich mit den öffentlichen Gebäuden, die nach dem Wohnungsbau den größten Anteil des Bauvolumens abdecken, dann kommen wir nicht wesentlich voran. Diese sind eine Kernbaustelle, wo deutlich optimiert werden kann, weil es hier u.a. um Energietechnik geht. Beispiel Schule: Da wird eine größere Heizung eingebaut, weil es im Winter zu kalt ist. Dabei wäre es viel sinnvoller die undichten Fenster auszutauschen. Das wird nicht gemacht, weil es dafür keine Gelder gibt. So ein Denken und Handeln wirft uns in Deutschland zurück.

    Und wie sieht es im Gewerbebau aus?  

    Nils Bogdol: Die Menge, die heute gebaut wird, wird nach neuen Bauvorgaben umgesetzt. Die großen Flächen, die zurzeit bebaut werden, sind große Logistikzentren. Für Amazon und andere ist das Thema völlig irrelevant, die beschäftigen sich nicht mit Green Building. Sie interessieren sich nur dafür, dass die Wirtschaftlichkeit pro Quadratmeter Stellfläche passt. Es mangelt an Leidenschaft und Begeisterung für mehr Nachhaltigkeit im Gewerbebereich. Ökologische Aspekte spielen bei Investoren nur dann eine Rolle, wenn sie Mieter suchen, die Wert auf niedrige Nebenkosten legen. Dann wird über Nachhaltigkeit nachgedacht. Es ist aber nicht die Kernintention bei vielen Bauvorhaben. Maximal werden die gesetzlichen Vorgaben eingehalten. 

    Nils Bogdan: Welche Vorteile bietet Unternehmen das Outsourcing von FM-Dienstleistungen und wie groß ist derzeit der Anteil von Betrieben, die davon Gebrauch machen?

    Nils Bogdol: Es gibt Studien, die zeigen, dass Outsourcing im infrastrukturellen Bereich zu Einsparungen zwischen 20 bis 25 Prozent führt. Wir bieten Outsourcing als unser Kerngeschäft an. Deshalb ist es uns sehr wichtig, dass unsere Mitarbeiter regelmäßig geschult und weiterentwickelt werden, sich z.B. auf Messen über Produkte informieren, die nachhaltiger sind. Aktuell beschäftigen wir uns mit einer Idee aus Kanada, die Bakterien für die Reinigung einsetzt, um den Sanitärreiniger wegzulassen. Ebenso auf der Agenda stehen  stromsparende Staubsauger, ein geringer Wasserverbrauch bei Schrubsaugmaschinen, wo das Wasser recycelt und mehrmals verwendet wird.

    Das sind Themen, mit denen wir uns in unseren Innovationsprozessen auseinandersetzen und die beim Kunden selbst nicht stattfinden. Wenn wir hier die Reinigung übernehmen, stellen wir fest, dass oftmals mit Produkten von vor 20 Jahren gearbeitet wird. Hier haben wir viel Raum für technische Innovationen, ohne dass die Leistung schlechter wird. Im Gegenteil, man erzielt sogar ein besseres Ergebnis. Das gilt auch für die kaufmännische Immobilienverwaltung und den Sicherheitsbereich. Da wir größere Mengen einkaufen, verlässliche Handwerker und feste Verträge haben, profitieren auch unsere Kunden. Dadurch schaffen wir nicht nur Einsparungen, sondern bringen darüber hinaus eine deutliche qualitative Verbesserung. Da wo konsequent outgesourct wurde, ist es immer ein Gewinn für das Unternehmen.

    Nils Bogdan: Wie viele Unternehmen setzen auf Outsourcing?

    Fast alle Großkonzerne haben ihr Facility Management mittlerweile outgesourct, im kleineren Mittelstand sind die Themen Sicherheit und Gebäudereinigung zu 70 bis 80 Prozent vergeben. Wohingegen das technische Facility Management fast immer noch durch eigene Techniker gelöst wird. Hier herrscht noch eine hohe Unsicherheit, was dieses Thema angeht.

    Nils Bogdan: Wo sehen Sie weiteres Wachstumspotenzial?

    Der Markt ist fast gesättigt. Wenn wir einen neuen Kunden akquirieren, war vorher hier bereits ein Mitbewerber tätig. Die restlichen 20 Prozent Mittelständler zu überzeugen, in Fremdreinigung zu gehen, ist ein langwieriger Prozess. Deshalb stürzen sich alle Dienstleister auf Wiedervergaben. Aber bei jeder Vergabe wird auch fast immer das Leistungsverzeichnis eingekürzt und das führt dazu, dass der Markt eigentlich verkleinert wird. Vor zehn Jahren haben wir noch fünf Mal die Woche ein Büro gereinigt, jetzt sind wir zum Teil nur noch einmal die Woche dort. Hier sind etwa 70 Prozent des Marktes zusammengebrochen. Das wird nicht durch neue Flächen, die gebaut werden, oder durch Neuvergabe aufgefangen.
    Wir befinden uns in einem in sich stagnierenden Markt, der nur dadurch wächst, dass wir unser Dienstleistungsspektrum erweitern. Durch Angebote wie Winterdienst Haustechnik, Hausmeister, Pförtnerdienst generieren wir einen Mehrwert beim Kunden und bieten ihm vernetzte Dienstleistungen komplett aus einer Hand an.
    Man kann also nicht sagen, dass der Markt noch größer wird und es noch weitere Potentiale gibt, die so groß sind, dass es spannend wäre.

    Kontext

    Die ray Facility Group ist mit gut 3000 Mitarbeitern bundesweit im Facility Management tätig und betreut Unternehmen aller Branchen und deckt das Kompetenzmodell Immobilie komplett ab.  Das Familienunternehmen mit 20jähriger Marktpräsenz legt großen Wert auf die Mitarbeiterbindung und -fortbildung und hat dafür zahlreiche Auszeichnungen erhalten. Es ist außerdem mehrfacher Träger des Dienstleistungspreises und gehört damit zu den führenden Unternehmen der Branche.