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    Digitalprojekte schneller, günstiger und besser!

    NO MORE WASTE!          

    Projekte ohne Kostenvoranschläge, Pflichtenhefte oder Verträge – und ohne anstrengendes Kräftemessen zwischen Agentur und Kunde. Projekte werden schneller, günstiger und besser. Schön wär’s, aber geht nicht? „Doch, mit RE.A.L.“, behauptet die Digital-Agentur p2 media, die seit geraumer Zeit genauso vorgeht.

    Von den Vorteilen des RE.A.L. Modells in der praktischen Projektumsetzung haben sich bereits einige international aufgestellte Mittelständler aus dem Maschinen- und Anlagenbau beim Relaunch der eigenen Website überzeugt.
    Alles begann mit einer Erkenntnis aus dem Projektcontrolling: 30-40 % der Zeit, die man für größere Digitalprojekte aufwendet, sind für die Erreichung des Projektziels primär gar nicht notwendig und somit unwahrscheinlich teurer „Waste“. All der Aufwand für beispielsweise 17-seitige Kostenvoranschläge mit 122 Positionen, Version 4.3 eines Vorentwurfs, 80 Seiten Pflichtenheft oder umfangreiche Vertragsverhandlungen hat keinen Mehrwert für die eigentliche Projektumsetzung, muss aber trotzdem bezahlt werden. Und im Projekt? Da muss vieles im Vorfeld minuziös geplante doch wieder anders sein und neu bedacht werden. Das „Könnte man nicht auch …?“ gepaart mit dem „Warum ist das denn nicht im Preis mit drin?” führt zum Dauer-Kräftemessen zwischen Kunde und Agentur und noch mehr „Waste”. Die Kernbotschaft des RE.A.L.-Prinzips ist: Lass den ganzen „Waste“ einfach weg, geh agil vor, und Deine Projekte werden schneller, günstiger und besser.

    Wofür steht RE.A.L.?
    RE = #RawEstimates + A = Agile + L = Lean.
    In der Praxis: p2 media erstellt keine klassischen Kostenvoranschläge mehr und verzichtet fast komplett auf Lasten- und Pflichtenhefte. Stattdessen werden mit dem Kunden die Ziele seiner Maßnahme festgelegt, nicht mehr die technischen Details, sowie das Budget als sehr schlanke #RawEstimation, welches zur Erreichung dieser Ziele notwendig bzw. vorhanden ist. Mit dem Kunden werden die „Spielregeln“ des agilen und leanen Arbeitens abgestimmt, sodass jede Partei ihre Aufgaben und Pflichten kennt. Ein Vertragsschluss im klassischen Sinne erfolgt nicht, der Kunde erteilt einfach ein mündliches „GO“. p2 media arbeitet dann ohne schriftlichen Auftrag und Vertrag und rechnet die entstandenen Aufwände monatlich ab.

    #RawEstimates
    #RawEstimates haben vier Bestandteile: 1. Projektziele, 2. Modulliste, 3. Kostenschätzung und 4. Zeitschätzung. Ausformuliert könnte dies lauten: „Um die drei Projektziele (1.) zu erreichen, braucht man diese 30 Module (2.), die mit einem Budget von 100.000 Euro (3.) in 6 Monaten (4.) realisiert werden sollen.”
    Das gemeinsame Ziel von Agentur und Kunde ist es, Punkt 1 und 2 bestmöglich zu realisieren und gleichzeitig die Punkte 3 und 4 einzuhalten oder im besten Falle sogar zu unterbieten.

    Trotzdem verbindlich
    Die größte Angst der Kunden ist anfangs: „Und wenn Zeit und Geld fast weg sind, wir aber erst die Hälfte der Module umgesetzt haben?” Diese Angst kann ein wenig entschärft werden. Im Vordergrund bei der Umsetzung steht die Erreichung der Ziele, nicht das stupide Erstellen der einzelnen Module. Der Ablauf wird daher so geplant, dass zuerst die für die Zielerreichung wichtigsten Module umgesetzt werden. Nach und nach werden dann immer weitere Features und Add-ons ergänzt. So kann relativ schnell eine funktionierende Lösung präsentiert werden, die dann je nach vorhandenem oder vielleicht auch zusätzlichem Budget ausgeweitet und „verschönert“ werden kann. Natürlich ist p2 media sehr an einer guten Zusammenarbeit gelegen, da – was der Kunde häufig vergisst – die Agentur vor der Unzufriedenheit des Kunden viel mehr Angst hat als er selbst. p2 media hat ja keinen Vertrag, d.h., der Kunde kann jederzeit seine bisher bezahlten Module nehmen und mit einer anderen Agentur weitermachen. Ohne Vorankündigung, ohne Kündigung, ohne Fristen und ohne Rechtsstreit. Schon allein aus diesem Grund tut p2 media alles, um das Projekt im Griff zu behalten, und kontrolliert es genau.

    Mithilfe des sogenannten „Prediction-Sheets“ wird vom Projekt-Manager jede Woche der Fortschritt der einzelnen Module und der entstandene Stundenaufwand erfasst und an den Kunden übermittelt. Auch hier gilt: Immer schön lean bleiben. Ein Modul liegt entweder bei 0%,25 %,75 % oder 100 %. Daraus ergeben sich automatisch drei Grafiken zur Kontrolle der drei Fragen: „Sind wir schnell genug?”, „Bleiben wir im Budget?” Und beides automatisch kombiniert und extrapoliert: „Wo landen wir am Ende, wenn alles so weitergeht wie bisher?”

     

     

     

     

     

    Dem Kunden wird im Projekt agiles Arbeiten und Denken in schlanken MVPs (Minimum Viable Product) beigebracht. Schnell macht der anfangs oft skeptische Kunde die Erfahrung: Die Agentur strebt nicht nach dem maximalen Umsatz, sondern sie ist es, die versucht, ständig das Projekt möglichst klein zu halten – „Nein, hier brauchen wir keine weitere Variante, die zeigt, ob ein Schatten oder ein weiterer „Sonderwunsch“ eventuell noch schicker aussieht. Genau das hier erfüllt das Projektziel und könnte so live gehen. Um den „Sonderwunsch“ kümmern wir uns gerne später, wenn am Ende noch Zeit und Geld übrig ist!”

     

    Sonderwünsche?
    Auf die Ponyhof-Liste!
    Sonderwünsche, Nice2haves, Schatten und Farbvarianten und die vielen „Könnte man nicht auch” werden vom Projektleiter konsequent auf die sogenannte „Ponyhof-Liste” verbannt. Die Antwort ist stets: „Kann sein …, aber: der jetzige Stand erfüllt bereits die Ziele und durch den Wunsch wird das Ziel nicht noch besser erreicht.” Ob die neue Detail-Idee gut ist oder nicht, wird erst relevant, wenn alle Module zu 80 % fertig sind. „Man könnte dann nämlich schon live gehen, gewinnt jedoch noch keinen Award damit. Jetzt wissen wir aber genau, wie viel Zeit und Geld noch übrig ist. Im Prinzip ist alles fertig, und wir können nun entscheiden, ob wir früher live gehen und Geld gespart haben oder welche Sonderwünsche von der Ponyhof-Liste wir tatsächlich immer noch gern umsetzen würden“, so Michael Koch, Projektleiter Digital und einer der beiden Geschäftsführer bei p2 media. „Die Ponyhof-Liste ist ein geniales Kommunikationsinstrument. p2 media nennt diese tatsächlich auch so. Manch einer ist zu Beginn etwas beleidigt, weil seine „tolle Idee” auf den Ponyhof soll. Aber es ist ja nicht gesagt, dass sie gar nicht umgesetzt wird. Sondern nur, dass wir es erstmal noch nicht umsetzen. In den Teams hängt dann auch tatsächlich unsere Illustration vom Ponyhof.“

    Der nächste Schritt bleibt immer „das noch fehlende Modul“, dass dem Projekt an dieser Stelle den meisten Wert bringt. So lässt sich rasch jede Sonderwunsch-Diskussion abwenden: „Dieses Detail ist doch nicht wirklich wichtiger als der Konfigurator, oder …?”

    Wenn das Projekt zu 80 % umgesetzt ist, wird entschieden, ob schon live gegangen werden kann oder welche Punkte der Ponyhof-Liste noch umgesetzt werden sollen. Häufig ist der Kunde erstaunt, was ihm im Projektverlauf zwischenzeitlich mal „so unglaublich unverzichtbar” erschien. An diesem Punkt ist es meist so, dass mehr als die Hälfte der Ideen sofort wieder verworfen werden und der Kunde erkennt, was er in der Vergangenheit unnötiges Budget verbrannt hat.

    „Der Kunde erkennt sehr schnell, welches Einsparpotenzial seine Projekte haben und dass wir sehr verantwortlich, mit seinem Geld umgehen.“ Oliver Parrizas, Geschäftsführer

     

    Interview mit Oliver Parrizas & Michael Koch

    WAS WAR DER AUSLÖSER FÜR RE.A.L.?

    Oliver Parrizas: Vielleicht sind wir einfach nur erwachsen geworden: Nach exakt 17 Jahren klassischer Vorgehensweise waren wir unzufrieden mit unserer Situation. Wir wuchsen zwar immer weiter, aber am Ende des Jahres stand meist nur eine hart erkämpfte schwarze Null. Nur sehr selten passte einfach alles. Viel zu oft hatten Kostenvoranschlag und Wirklichkeit nicht viel gemein. Mit der Einführung einer neuen Agentur-Software waren die krassesten Fehlkalkulationen noch dramatischer und schneller ersichtlich. Bei der Erfahrung und den Skills müsste doch mehr drin sein.
    Parallel wurde die Agentur neu organisiert: Mit unserem Agile-Coach haben wir die ersten agilen Gehversuche und die Einführung von autarken Projekt-Teams umgesetzt. Zu genau diesem Zeitpunkt hörten wir auch das erste Mal einen Vortrag von Sven Ditz, dem Evangelisten zu #RE.A.L.

    SCHÄTZUNGEN FUNKTIONIEREN NICHT?

    Michael Koch: Wie oft werden Relaunch-Projekte VOR dem Live-Termin fertig? Nie. (Bei RE.A.L. gelingt uns das tatsächlich immer häufiger.) In der Praxis werden klassische Wasserfall-Projekte fast nie rechtzeitig und zu den vorher „geratenen“ Kosten fertig. Umso größer die Projekte werden, umso kleiner wird der Prozentsatz. Ab einer gewissen Größe tendiert er gegen null. Alle spielen in der Scheinwelt der Schätzungen und Kostenvoranschläge das Theater der Business-Folklore mit und tun so, als wenn das tatsächlich etwas mit der Realität zu tun hätte.

    Oliver Parrizas: Zusätzlich tendieren Menschen generell dazu, sich und ihre Fähigkeiten zu überschätzen. Auf die Frage „Wer von euch ist ein unterdurchschnittlich guter Autofahrer?” hat sich noch nie auch nur annähernd die Hälfte gemeldet, was ja statistisch im Mittel passieren müsste. Bei p2 media reifte auch schnell die Erkenntnis: Willst Du eine richtig schlechte Schätzung, frag einen richtig guten Entwickler. Außerdem gibt es unzählige Studien, die statistisch beweisen, dass Schätzungen nicht funktionieren. Gegen Schätzungen an sich ist nichts zu sagen. Das Problem an Schätzungen ist nur, dass sie – ab dem Moment, ab dem sie auf der Welt sind – wie Fakten behandelt werden.
    Beste Beispiele für unrealistisch geschätzte Projekte sind die Elbphilharmonie in Hamburg, Stuttgart 21 oder der neue BER Flughafen. Ursprünglich sollte die Elphi 186 Millionen Euro kosten, von denen die öffentliche Hand 77 Millionen übernehmen sollte (erste Machbarkeitsstudie 2005). Eine Illusion: Am Ende kostete der Bau den Steuerzahler 789 Millionen Euro. Das Zehnfache! Und statt Eröffnung 2010 dauerte es bis 2017.

    Michael Koch: Die Wahrheit über Schätzungen von größeren Digital-Projekten ist: Wir selbst wissen nicht, wie teuer das Projekt am Ende ist und wann es fertig sein wird. Das wissen wir erst hinterher. Das ist die reine Wahrheit und das geht allen Agenturen so. Der größte Unsicherheitsfaktor ist dabei das Zusammenspiel zwischen Agentur und Kunde und sein Verhalten. So entstand die Idee von #RE.A.L.: Das ist das geringstmögliche Maß von „Waste“, das im Projekt verbleiben muss, damit der Kunde noch mitmacht. Und das ist so viel kleiner, als wir selbst es uns am Anfang hätten vorstellen konnten.

     

    DAS RE.A.L.-MODELL IN 6 SCHRITTEN ERKLÄRT:

    In der Praxis läuft das Modell bei p2 media in diesen sechs Schritten ab:

    1. Perfect Match? Wir erhalten eine Anfrage oder Ausschreibung. Wir prüfen zunächst nur, ob dieses Projekt oder noch besser dieser Kunde perfekt zu uns passt. Heißt konkret: Braucht der Kunde zufällig überwiegend genau das, worin wir richtig gut sind? Nur dann wird der Kunde in der Regel auch auf Dauer einfach die Zeit bezahlen, die wir für die Umsetzung benötigt haben, weil unser Können beim Kunden einen echten Wert erzeugen wird. Bei Kunden, die wir aus Budgetgründen oder Sexyness akquirieren würden, obwohl es eigentlich nicht so toll passt, ist der Dauerstress recht schnell vorprogrammiert.
    2. Be a Spice Girl! Das echte Ziel finden: Wir versuchen im Erstgespräch ganz explizit herauszufinden, worum es dem Kunden wirklich geht. Ganz wichtig: Glaube ihm sein Briefing nicht, denn das ist meist nur die Oberfläche. „Wir suchen eine neue Agentur für einen Relaunch!” – einfach nicht gelten lassen. Warum braucht der Kunde einen Relaunch, und warum aus diesem Grund und dann noch mal „Warum?”. „Tell me what you want, what you really, really want. So … tell me what you want, what you really, really, really want!” Ein wenig Beharrlichkeit bringt hier oft erstaunlich schnell die echten Ziele zum Vorschein. Ziele, die so nie im Briefing stehen.
    3. FAST! Wir starten möglichst schnell und möglichst klein. Wir kennen nun das wahre Ziel des Kunden – und das bietet manchmal die Möglichkeit, einen anberaumten Pitch galant und effektiv für beide Seiten abzukürzen. Bei jeder dritten Erstanfrage können wir dem Kunden raten: „Aber dafür brauchen Sie doch keinen Relaunch!” In einem kurzfristig anberaumten Workshop finden wir mit dem Kunden zusammen mögliche „Quick-Wins” heraus, mit denen wir mit einem kleinen Bruchteil der Relaunchsumme die eigentlichen Ziele viel schneller und günstiger erreichen. Die Kunden sind beeindruckt: „Oh, die Agentur hat es ja gar nicht auf den maximalen Umsatz abgesehen. Denen scheint es tatsächlich um gute Beratung und um unseren Nutzen zu gehen.” Mit diesem Vertrauensvorsprung gewinnen wir den Kunden manchmal schon, bevor ein Pitch richtig losgeht.
    4. #RawEstimation: Der Kunde bekommt immer erst einmal möglichst schnell eine möglichst schlanke #RE.
    1. Deine Eltern: Vom Start weg muss der Kunde lernen, dass wir das Projekt erst einmal schlank halten wollen. In den ersten Wochen hört der Kunde oft ein „Nein!” oder ein „Erst mal auf die Ponyhof-Liste”. Wir verhalten uns so, als wären unsere Eltern unsere Kunden. Denen würden wir auch keinen unnötigen Schnick-Schnack verkaufen, nur weil’s cool aussieht. Details sind nur wichtig, wenn wir uns sicher sind, dass sich der erwartete Aufwand auf jeden Fall lohnen wird.
    1. Auf Sichtweite definieren: Ein häufiges Missverständnis von RE.A.L ist, dass man denkt, man definiert ja nichts im Detail. Richtig ist: Man definiert nicht alle Kleinigkeiten auf 120 Seiten detailliert ein Jahr im Voraus. Denn das ist ja definitiv der ungeeignetste Zeitpunkt im Projekt: der Zeitpunkt, an dem wir und der Kunde am wenigsten vom eigentlichen Projekt wissen. Bei einem so großen Projekt kann der Kunde auch nur hoffen, dass wir am erfolgreichen Ende mehr als 50 % genauso umgesetzt haben wie im Pflichtenheft beschrieben. Man kann durchaus annehmen, dass es bei einer guten Agentur im Projekt innerhalb eines Jahres neue Erkenntnisse, Ideen und Techniken oder beim Kunden auch nur einfach andere Anforderungen gibt. Schön, dass dieser Waste daher problemlos weggelassen werden kann.Definiert wird aber schon, nur halt modulweise: Ist ein Modul fertig, bestimmt p2 media mit dem Kunden zusammen, welches Modul dem Projekt jetzt den größten zusätzlichen Wert zukommen lassen würde. Diese Module spezifizieren wir dann natürlich. Aber erst wenn sie „dran sind” – und dann mit all dem Wissen und der Erfahrung der bereits umgesetzten Module.

     WENN’S MAL NICHT KLAPPT

    Natürlich klappt RE.A.L. bei Weitem nicht immer und erst recht nicht immer sofort. Bei Betreuungskunden, bei denen das „Grundrauschen” einfach über eingehende Tickets realisiert wird, machen wir meist keine Stundenschätzungen mehr. Wir setzen das Ticket einfach um. Sollten mal Diskussionen entstehen, sagen wir: „Für diese 7 Tickets haben wir in Summe 25 Stunden benötigt. Wenn dir das, lieber Kunde, zu viel ist, dann sage uns bitte einfach die Zahl, die Du für angemessen hältst.” Die reduzierte Stundenzahl, die die Kunden dann evtl. anbieten, schreiben wir so 1:1 auf die geänderte Rechnung.
    Alle sparen Zeit und Ärger. Die Stimmung ist auf beiden Seiten besser.

    Bei großen Relaunch-Projekten gelingt es natürlich trotz Prediction-Sheet nicht immer, in Time und Budgets” zu bleiben. Was tun? Verkürzt gibt es zwei Hauptvarianten:

    1. Wir waren konsequent, und der Kunde ist fair. Wir haben im Projekt 61-mal klare Kante bewiesen und bei jedem Nice2have gesagt: „Nicht jetzt”. Denn „das L von RE.A.L. heißt lean”. Der Kunde hat jedes Mal gesagt: Brauchen wir aber trotzdem. Dann hat der Kunde im Projekt 61-mal mitbekommen, warum wir die #RawEstimation nicht halten werden.
    1. Der Kunde ist nicht fair – oder wir haben keine harte Kante gezeigt und jeden Sonderwunsch ohne Gegenwehr einfach umgesetzt. Dann machen wir mit dem Kunden zeitnah ein „Budget-Delta-Termin”, zeigen dem Kunden den Projektverlauf mit Milestones. „Hier haben wir, p2 media, zu Mehrkosten beigetragen und hier Du, lieber Kunde. Wir schätzen die Verantwortung wie folgt ein: zu 50 % unsere Schuld, zu 50 % eure Schuld. Wichtig: das ist nur eine Meinung, hier gibt es kein richtig oder falsch. Bitte sagt uns, welche Prozent-Verteilung ihr für fair haltet.” Genauso rechnen wir dann ab. Unsere Erfahrung hiermit ist unglaublich. Unsere Ehrlichkeit wird mit Fairness belohnt. Und: Ab jetzt beginnt der Kunde so langsam mit dem Mindshift zu RE.A.L.

    DAS ERGEBNIS

    In sehr vielen Dimensionen der täglichen Agenturarbeit ändert RE.A.L. die Dinge um 180 Grad.

    „No more Fights”: Die Projekt-Manager beschreiben die auffälligste Veränderung für sich wie folgt: „Früher war der Projekt- Alltag doch sehr geprägt vom ständigen Kräftemessen mit den Kunden. Jetzt arbeiten wir zusammen statt gegeneinander.”

    Die Agentur führt das Projekt: Unser Kunde merkt, dass wir als Agentur nicht nur das Fachwissen bei Digital-Projekten haben, wofür er uns ja schließlich bezahlt, sondern wir wissen auch viel besser, wie man so ein Projekt sicher zum Ziel führt. Er merkt, wie hinderlich das „Standard Old-School-Vorgehen“ ist und gibt uns den Lead.

    Die richtigen Kunden: Der Kern des RE.A.L.-Vorgehens ist es, die passenden Kunden zu finden. Dadurch ergibt sich natürlich vieles automatisch. Wir meinen das auch wirklich ernst. Wir haben uns in der Anfangsphase von RE.A.L. schrittweise von einigen Kunden proaktiv getrennt. Der Kunde war nicht doof, wir auch nicht. Es hat einfach nicht zusammengepasst. Im Prinzip hat man immer Ressourcen für tolle neue passende Kunden und Projekte. Man muss sich nur leicht und schnell von den unpassendsten trennen können. Also haben wir keine festen Verträge.

    Vertrauen: Den Mitarbeitern wurde so sehr deutlich, was die Geschäftsführung wirklich von ihnen und ihren Skills hält. „Unsere Kunden müssen ja immer nur so viel und so lange zahlen, wie ihnen unsere Arbeit das auch wert ist. Dass sich p2 media das traut, zeigt mir, wie überzeugt man von uns ist.”

    Inhaber p2 media: Oliver Parrizas und Michael Koch (v.r.)

    Über die Agentur

    p2 media ist eine Digital-Agentur aus Minden, gegründet 2001, inhabergeführt von Oliver Parrizas und Michael Koch und mit aktuell 18 festen Mitarbeitern. Das Leistungsspektrum breitet sich über die gesamte digitale Landschaft aus, nicht orientiert an Kanälen sondern in Kundenerlebnissen, die an verschiedensten Touchpoints erfahrbar gemacht werden. www.p2media.de