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Unified Communication

Foto: Innocent OWL

Foto: Innocent OWL

Für mehr Effizienz in der Zusammenarbeit

Der Umgang mit verschiedenen Kommunikationsmitteln gehört heute zum Arbeitsalltag. Endgeräte wie Smartphone, PDA, Voice-Box, Fax, Desktop-PCs, Notebooks, Tablets, VoIP und selbst Videokonferenzsysteme sind fast überall im Einsatz. Häufig sind diese aber nur als Einzelanwendungen und nicht als aufeinander abgestimmte Lösungen verfügbar. Die vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten werden so bei weitem nicht ausgeschöpft.

Abhilfe schaffen hier moderne, sogenannte Unified-Communications-Lösungen: Diese Lösungen bündeln die bislang isolierten Kommunikationsmittel wie Telefon, Voice over IP (VoIP- Internettelefonie), Fax, E-Mail, Web-, Audio- und Videokonferenzen und Instant Messaging etc. zu  einer Lösung. Diese läuft über den normalen Desktop-PC und ist einfach zu bedienen, denn die Lösungen können direkt in die vertraute Benutzeroberfläche, wie beispielsweise Microsoft Office integriert werden. Entscheidend dabei ist, dass die Benutzeroberfläche immer dieselbe ist. Mitarbeiter finden so auf Desktop-PC, Laptop oder Smartphone immer ähnliche Bedienoberflächen vor und können sich mit derselben User-ID einloggen, egal wo sie sich gerade aufhalten.

Der Einsatz von Unified Communication eignet sich dabei vor allem für Unternehmen, die mehrere Standorte haben oder auch für verschiedene Teams, die regelmäßig zusammenarbeiten. Ferner werden immer mehr externe Mitarbeiter eingesetzt, auch sie sind in die Kommunikationsstruktur des Unternehmens einzubinden. Ebenso wird die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern gefördert, die häufig im Außendienst unterwegs sind oder von zu Hause arbeiten möchten und mobil erreichbar sein müssen. Hier spielt es keine Rolle, ob der Mitarbeiter im Vertrieb, im Kundendienst oder der Verwaltung arbeitet, Unified Communication verbindet alle Abteilungen und Tea

Effektive Zusammenarbeit auch über größere Distanzen

Die Vorteile und der Nutzen für Unternehmen liegen klar auf der Hand: Mitarbeiter lassen sich flexibler einsetzen, wenn sie an jedem Ort, zu jeder Zeit und von unterschiedlichen Endgeräten aus mit Kollegen und Geschäftspartnern kommunizieren können. Auch die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gestaltet sich einfacher, wenn  Mitarbeiter auch von zu Hause arbeiten können und erreichbar sind. Sogenannte Medienbrüche werden durch diese Lösung weitestgehend vermieden, da ein Wechsel z zwischen verschiedenen Kommunikationsverfahren schnell und einfach möglich ist. So gehen sie zum Beispiel nahtlos von Instant Messaging in ein Telefonat über, integrieren per Mausklick weitere Teilnehmer und entscheiden sich bei Bedarf kurzfristig für eine Web-Konferenz, in der die Teilnehmer gemeinsam Dokumente bearbeiten.

Durch Nutzung dieser Kommunikation in Echtzeit mit Hilfe von Video- oder Webkonferenzen wird zusätzlich eine effiziente Zusammenarbeit über große Distanzen hinweg ermöglicht, was für Firmen mit verteilten Standorten ein großer Vorteil ist. Denn damit reduzieren sich nicht nur die Reise- und Konferenzkosten erheblich, auch die Umweltbilanz verbessert sich. Kurzfristig lassen sich wichtige Meetings ansetzen, da Entscheider sich von überall aus einloggen, am Meeting teilnehmen und zusammen mit den Mitarbeitern wichtige Entscheidungen treffen können. Das „gemeinsame“ Arbeiten und Entscheiden ist gerade in solchen softwaregestützten Webkonferenz bzw. Online-Meetings gut möglich, da die Teilnehmer problemlos multimediale Inhalte schnell austauschen und bearbeiten können, denn Dokumente, Bilder, Tabellen oder Graphiken lassen sich einfach per Mausklick in Präsentationen oder andere Dokumente einbauen.
Ein besonders wichtiger Punkt, auf den im Kontext von Unified Communication geachtet werden sollte, ist die Auswahl einer Unified Communication Lösung, die eine Verwaltung der Benutzerrechte und Verschlüsselungsmechanismen enthält, damit kein Unberechtigter an Informationen herankommt.

Weitere Informationen, Hilfestellungen und Leitfäden zu diesem und weiteren Themen sowie Veranstaltungsinformationen des eBusiness-Lotsen Ostwestfalen-Lippe unter:  www.ebusinesslotse-owl.de.

 Kontext 
Der eBusiness-Lotse Ostwestfalen-Lippe ist Teil der Förderinitiative „eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen“ im Rahmen des Förderschwerpunkts „Mittelstand-Digital – IKT-Anwendungen in der Wirtschaft“ und wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert.

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