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Themenschwerpunkt: Wissensmanagement in Unternehmen

 Foto: © JiSign - Fotolia.com

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Der unterschätzte Erfolgsfaktor

 Der produktive Nutzen von Wissen und Know-how in deutschen Unternehmen ist erschreckend gering, obwohl Wissenensmanagement heute ein wichtiger Baustein für den Unternehmenserfolg ist. Der Studie „Produktiver Umgang mit Wissen in Unternehmen“ zufolge, haben 51 Prozent der Unternehmen erheblichen Nachholbedarf beim erfolgreichen Umgang mit Wissen.

 

Der Umgang mit Wissen ist vermutlich so alt wie die Menschen selbst. Ohne Wissen gäbe es keine wirksamen Medikamente, keinen Computer, und ohne Wissen über den Schiffsbau würde Amerika noch heute auf seine Entdeckung warten.
Warum beschäftigen sich Menschen heute so intensiv mit dem Wissensmanagement? Die Gründe sind hinlänglich bekannt: globaler Wettbewerb, Standortfaktoren eines Hochlohnlandes und die existierende öffentliche Verfügbarkeit von Wissen und Informationen infolge der technologischen Entwicklungen. Tatsache ist, dass Mitarbeiter, die über eine ungenügende Informationsbasis an ihrem Arbeitsplatz verfügen, eingeschränkte Möglichkeiten haben, effizient und effektiv tätig zu sein. Mit der Folge, dass langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Betriebes auf dem Spiel steht. Investitionen in einen erfolgreichen Umgang mit Know-how rechnen sich also.   Auch in der Region ist die Wichtigkeit dieser Problematik bekannt. Erst kürzlich haben die Gütersloher Wirtschaftsförderer diese Thematik im Rahmen der Veranstaltungsreihe Zukunfts.Kreis GT in den Fokus gestellt und sich mit der Frage beschäftigt, wie Wissen in Unternehmen organisiert werden kann.

Der Verlust von Wissen entsteht neben der demografischen auch durch allgemeine Fluktuation

 „Langsam gewinnt diese Problematik auch in den Unternehmen mehr und mehr an Bedeutung. Die Thematik steht oftmals nicht ganz oben auf der Prioritätenliste, weil der Leidensdruck noch nicht akut ist. Verantwortliche, denen bewusst ist, das Personal und mit ihm Wissen verloren geht, setzen sich jedoch immer intensiver mit dem Thema auseinander“, sagt Sven Hille vom Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (ifaa) in Düsseldorf.

Es sei jedoch nicht nur der demografische Wandel, der zum Handeln zwinge. Auch die allgemeine Fluktuation von Beschäftigten, die aufgrund von Organisationsveränderungen, Krankheit/Tod, Elternzeit sowie Beförderung oder Kündigung das Unternehmen verlassen, mache eine Auseinandersetzung dringend notwendig. Unternehmen müssten sich deshalb u.a. folgende Fragen stellen: Wie lässt sich Wissen insbesondere an jüngere Mitarbeiter weitergeben, Wissen gewinnbringend für das Unternehmen austauschen? Wie sieht die Altersstruktur aus?, Welches Wissen ist im Unternehmen überhaupt vorhanden? Welche Mitarbeiter verfügen über welches Wissen?

 Sven Hille: „Ein effektives Wissensmanagement verlangt nach einer systematischen und zielgerichteten Vorgehensweise bei der Beschaffung, Erfassung und Dokumentation sowie des Wissenstransfers. Beim Wissenstransfer zur Sicherung von Wissen geht es sowohl um das zugängliche, dokumentierte explizite Wissen als auch als auch um das durch die Lebens- und Berufserfahrung gewachsene Wissen und Know-how, das sich verborgen in den Köpfen der Mitarbeiter als implizites Wissen befindet“.

Ziel muss es sein, aus Nicht-Kennern Könner zu machen

Unternehmen können verschiedene Wege beschreiten, um Aufschluss über die Kompetenzen und Wissenslücken zu erlangen. „Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme und das Ermitteln von relevantem Wissen und der Wissensträger. Eine Kompetenz- und Qualifikationsmatrix ist ebenso geeignet wie moderierte Workshops oder strukturierte Einzelgespräche, die anhand eines Fragebogens oder einer Checkliste geführt werden. Am Ende steht fest, wer über welches Wissen verfügt, wer die Wissensträger und wer die Wissensnehmer  im Unternehmen sind. Ziel muss es sein, aus Nicht-Kennern Könner zu machen“, sagt Sven Hille. Neben der Wissensanalyse plädiert der Spezialist auch für eine Altersstruktur-Analyse, die den altersbedingten Abgang von Wissen in den nächsten Jahren mithilfe eines Szenarios ermittelt.

Instrumente, die den Austausch von Wissen fördern, gibt es viele. Firmeninterne „gelbe Seiten“, Wikis, Mentoringprogramme, Arbeitsplatzmappen und Expertenverzeichnisse bieten gute Möglichkeiten, Wissen für die Mitarbeiter zugänglich zu machen. Effektiv ist auch ein Dokumentenmanagementsystem, das allen Beschäftigten zugänglich ist und Schluss macht mit dem aufwendigen Suchen nach Unterlagen und Informationen.

Im Hinblick auf den demografischen Wandel plädiert Hille für die Teamarbeit in altersmäßig möglichst heterogenen Teams. „Der Wissensaustausch von Alt nach Jung und umgekehrt wird durch die gemeinsame Bewältigung neuer Aufgaben gefördert“.  Aber auch Mentoring- bzw. Patenmodelle sind eine gute Möglichkeit, Wissen auszutauschen. Als Mentor kann ein älterer Kollege einen Berufsfanfänger gezielt begleiten und ihm sein Wissen und seine Netzwerke zur Verfügung stellen.

Bei den sogenannten Wissens- und Lern-Tandems arbeiten ein älterer und ein jüngerer Kollege für eine begrenzte Zeit gemeinsam an einer Aufgabe. Diese strukturierte Form des Wissenstransfers eignet sich sowohl für die Übergabe von Schlüsselpositionen als auch für handwerkliche Tätigkeiten.
„Mit zunehmendem Kenntniszuwachs der unerfahreneren Fachkraft kann sich die erfahrene Fachkraft nach und nach zurückziehen“, sagt Hille. Im Rahmen der betrieblichen Weiterbildung geben Ältere ihr Erfahrungswissen als Trainer an die Jüngeren bzw. neue Mitarbeiter weiter. Experten aus verschiedenen Fachabteilungen bieten Vorträge, Seminare oder Workshops zu bestimmten Spezialthemen im Unternehmen an.

Ehemalige Mitarbeiter lassen sich als Seniorexperten einbinden

Die Gründung eines Netzwerkes mit ehemaligen Mitarbeitern ist eine weitere Möglichkeit, Wissen für das Unternehmen zu sichern. Ehemalige Mitarbeiter können als Seniorexperten zeitweise in Projektarbeiten eingebunden werden. Ihr Know-how lässt sich ebenfalls für Einsätze bei Kunden vor Ort oder als Trainer zur Schulung von Mitarbeitern für spezielle Aufgaben aktivieren. Hilfreich können auch kurze Meetings sein, in den Erfahrungen, z.B. aus Projekten an die anderen Beschäftigten mit dem Ziel, zukünftige Fehler zu vermeiden bzw. Prozesse zu optimieren,  weitergegeben werden. Wissenstransfer lässt sich dokumentieren, zum Beispiel durch die Erstellung von Arbeitsplatzmappen, die technische Details, das Verhalten bei Störungen, Fotos und FAQ enthalten.

Wie Unternehmen in der Region den Wissensaustausch erfolgreich praktizieren, erklärte Wolfgang Helas, Geschäftsführer der HANNING & KAHL GmbH & Co. KG aus Oerlinghausen, im Rahmen der Veranstaltung pro Wirtschaft GT:
„Für uns war es wichtig, eine Unternehmenskultur zu schaffen, die unsere Mitarbeiter ermutigt, ihr Wissen mit Kollegen zu teilen. So muss beispielsweise jede Tätigkeit im Unternehmen von mindestens zwei Mitarbeitern  in gleicher Qualität ausgeführt werden können.“

Der Produzent von Sicherheitsprodukten im Schienenverkehr und in Windenergieanlagen entwickelte innerbetriebliche Weiterbildungsprogramme, setzt auf den mündigen Mitarbeiter, die umfassende Information zum Beispiel durch Berichte der Geschäftsbereiche, Infotafeln und Mitarbeiterzeitungen, Wikis und ein betriebliches Vorschlagswesen.

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