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Telefonie

Zuverlässige telefonische Erreichbarkeit als Wettbewerbsvorteil

Auf hart umkämpften Märkten kommt es für Unternehmen auf vermeintliche Kleinigkeiten an, um sich gegenüber der Konkurrenz durchzusetzen. Dazu gehört, dass Neukunden und Bestandskunden ein Unternehmen zumindest während der Geschäftszeiten problemlos telefonisch erreichen. Mit einem externen Dienstleister ist die Erreichbarkeit für Existenzgründer und kleinere Firmen zu geringen Kosten realisierbar.

 

Trotz Internet: Telefonische Erreichbarkeit wichtig
Viele Verbraucher und gewerbliche Kunden nehmen per Mail oder Online-Formular Kontakt mit Unternehmen auf. Das bedeutet aber nicht, dass das Telefon als Kommunikationsmittel unwichtig ist. Fragen und Probleme lassen sich mit einem Telefongespräch oftmals effizient lösen, während beim schriftlichen Austausch Missverständnisse auftreten können. Auch bei Terminvereinbarungen und Buchungen greifen weiterhin zahlreiche Kunden zum Telefonhörer. Nimmt in der Firma keiner das Gespräch an, führt das zu Frust. Vor allem potenzielle Neukunden wenden sich häufig sofort an ein anderes Unternehmen, das zeigt eine repräsentative Studie der Fittkau & Maaß Consulting GmbH. 59 % ignorieren einen Anrufbeantworter, davon wählen 68 % sogleich die Nummer eines alternativen Anbieters. Firmen verlieren unnötigerweise Umsätze.

Telefonservice als Lösung
Start-ups und kleinen Unternehmen fällt es schwer, die ständige telefonische Erreichbarkeit zu garantieren. Es mangelt dafür an Personal. Zudem existiert das Problem, dass klingelnde Telefone und Anrufe Mitarbeiter von der eigentlichen Arbeit ablenken. Effizienzverluste sind die Folge. Ein professioneller Telefon- und Büroservice – auch im Raum Düsseldorf – schafft Abhilfe. Diese Dienstleister nehmen die Gespräche im Namen des Auftraggebers entgegen. Sie bieten hierbei eine große Bandbreite an Leistungen: Sie bearbeiten Buchungen, Bestellungen sowie Reklamationen, sie vereinbaren Termine und beraten zu Produkten. Per Anrufnotizen teilen sie den Firmen alle wichtigen Informationen mit, Termine und Co. pflegen sie in eine entsprechende Software ein. Die Kosten sind überschaubar, neben einer Grundgebühr zahlen Unternehmen Nutzungsgebühren für die einzelnen Leistungen. Es entstehen somit vornehmlich Kosten, wenn tatsächlich Arbeit anfällt. Wer dagegen eine eigene Arbeitskraft für den Telefonservice engagiert, muss dauerhaft Lohn überweisen. Zusätzlich bestehen finanzielle Risiken durch Erkrankungen.

Qualität des Dienstleisters ist entscheidend
Grundsätzlich sprechen gewichtige Vorteile für eine Auslagerung des Telefonservice. Diese erweist sich aber nur als ratsam, wenn die Qualität überzeugt. Erstens müssen die Mitarbeiter freundlich sein, ansonsten verprellen sie Kunden. Zweitens dürfen ihnen bei Terminvereinbarungen und weiteren Aufgaben keine Fehler unterlaufen. Drittens müssen Beratungsgespräche zu Produkten und Dienstleistungen durch Kompetenz bestechen. Diese Beratungen basieren auf den Informationen des Unternehmens, zum Beispiel in Form einer FAQ-Liste. Davon sollten die Telefonisten nicht abweichen. Ein etablierter Telefonservice gewährleistet alle drei Aspekte. Bei komplexen Kundenanfragen leitet er darüber hinaus die Gespräche an einen Ansprechpartner innerhalb Firma weiter. Schwierige Fachfragen übersteigen die Möglichkeiten eines Dienstleisters, hier ist ein direkter Kontakt mit geschultem Personal unabdingbar.

Anbieter mit Bedacht wählen
Lagern Firmen den Telefonservice an einen hochwertigen Dienstleister aus, sichern sie sich einen gewichtigen Vorteil. Sie steigern die Zufriedenheit bei Neu- und Bestandskunden, ohne viel Geld für eigenes Personal ausgeben zu müssen. Ein Erfolg setzt aber einen Telefonservice voraus, der diese Tätigkeit gewissenhaft erledigt.

Vorschaubild: Tim Reckmann / pixelio.de