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Konzepte zur spezialisierten Unternehmenssteuerung

Chancen für ein optimiertes Rechnungswesen 

Die Minimierung der Kosten für das Rechnungswesen im Einklang mit einer verbesserten Aussagefähigkeit für unternehmerische Entscheidungen…
… ist das überhaupt möglich?

Ein gut organisierter Prozess des Belegflusses im Unternehmen, ausreichend geprüfte Lieferantenrechnungen und ein aussagefähiges Rechnungswesen sind wichtige Teile der Unternehmenssicherung. (Foto: Tim Reckmann_pixelio.de)

Ein gut organisierter Prozess des Belegflusses im Unternehmen, ausreichend geprüfte Lieferantenrechnungen und ein aussagefähiges Rechnungswesen sind wichtige Teile der Unternehmenssicherung.
(Foto: Tim Reckmann_pixelio.de)

Die folgende Darstellung soll nicht die Flut der erwarteten Kommentare zu den neuen bzw. überarbeiteten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD´s – vom 14. Nov. 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003)“ eröffnen. Aber eins ist sicher: Diese Regelungen – auch im Sinne von mehr Vergleichbarkeit und Kontrolle der Daten(sätze) des Rechnungswesens (Übermittlung edv- uniformierter Datensätze für und an die Finanzbehörden) – sind eine weitere Hürde für den Mittelstand. Sie erfordern in vielen Einzelfällen organisatorische und rechtliche Eingriffe in das Rechnungswesen des zur Buchführung verpflichteten Unternehmens. Die rechtlich erforderlichen Maßnahmen werden für die Durchführung im Unternehmen sehr schnell nennenswerte Kosten verursachen; bei Nichtbeachten zusätzlich in Form von finanziellen Sanktionen durch die Finanzbehörden.

Als besonders bitter dürften weitere Kosten der betrieblichen Verwaltung empfunden werden, wenn sie letztlich „nur“ für ein Nachvollziehen rechtlicher Vorschriften – also ohne eigentlichen Eigennutz – verursacht werden; mithin die teuerste Lösung des Problems. Dieser rechtliche Zwang, etwas tun zu müssen, bietet aber auch eine Chance auf verbesserte unternehmerische Entscheidungen; sich nämlich wieder einmal über innerbetriebliche Strukturen Gedanken zu machen. Ein gut organisierter Prozess des Belegflusses im Unternehmen, ausreichend geprüfte Lieferantenrechnungen und ein aussagefähiges Rechnungswesen sind wichtige Teile der Unternehmenssicherung.

Diesen Prozess zu organisieren, ist nicht so schwierig. Man muss lediglich beachten,  dass es sich beim „Rechnungswesen“ nach modernen Maßstäben um keine isolierte Abteilung am Rande des Unternehmens handelt, sondern dass man in erster Linie über Kommunikation und Information nachdenkt. Die bei späteren Abläufen zu berücksichtigenden Informationen müssen dort in den Kommunikationskreis einfließen, wo sie möglichst ordinär vorhanden sind. Muss sich eine nachgelagerte Stelle, deren Know-how nennenswerte Kosten verursacht, manuell durch zum Beispiel nervige Rückfragen um den Erhalt der benötigten Informationen bemühen, kostet es zusätzliche Zeit und damit verbunden Geld. Und exakt hier liegt der wichtige Ansatz, über die Abläufe – und somit über die Kosten – nachzudenken.

Basis dieses organisatorischen „Sparmodells“ ist eine zentrale Datenspeicherung aller Belege, Rechnungen und sonstiger Dokumente, die im Unternehmen zu bearbeiten sind und irgendwann zum direkten Bestandteil des Rechnungswesens werden. Geregelt durch einen frei parametrisierten (auf das Unternehmen angepassten) Work-Flow kann somit jedes Dokument am zuständigen Arbeitsplatz (Posteingang, formelle bzw. sachliche Prüfung usw.) per Bildschirm bearbeitet und danach an den folgenden Arbeitsplatz „per Knopfdruck“ weitergeleitet werden. Dabei ist es als Begleitnutzen relativ einfach, notwendige Informationen (Kontierung des Lieferanten, Zahlungskonditionen, Kostenstelle bzw. -träger) elektronisch auf dem Beleg zu vermerken – sozusagen einzusammeln. So gesteuert kommt dieses Dokument mit den erforderlichen Informationen oder teilweise bereits kontiert in der Buchhaltung an, weshalb der somit schon weitgehend bearbeitete Vorgang schnell – ebenso automatisiert – in das Rechnungswesen übernommen werden kann. Die sofortige Weiterbearbeitung für den Zahlungsverkehr oder das Mahnwesen ist damit parallel integriert und umgehend einsatzfähig.

Noch eine kleine Ergänzung zum vorstehend erwähnten Belegworkflow. Die Belege werden im Rahmen des Posteingangs eingescannt und den beteiligten Mitarbeitern nach Arbeitsschritten am Bildschirm zur weiteren Bearbeitung übermittelt. Erst nach vollständiger Bearbeitung eines jeden Belegs kann dieser an den folgenden Arbeitsplatz weiter geleitet werden. Diese eindeutig strukturierten und dokumentierten Vorgänge dürften eine erheblich gesteigerte Effizienz bedeuten.

Der hier nur kurz beschriebene Ablauf wirkt sicherlich auf den ersten Blick recht abstrakt. Aber eins dürfte schnell klar werden: Aufgrund mittlerweile technisch üblicher „recht normaler“ Möglichkeiten unserer Netze kann der hier geschilderte Ablauf fast räumlich unabhängig durchgeführt werden. Das bedeutet, verschiedene Standorte oder Büros können in diesen Prozess gleichzeitig eingebunden werden und so eine schnelle bzw. zeitsparende und flexible Bearbeitung der Vorgänge gewährleisten.

Ebenso werden hier die Vorteile im Vergleich zu der Lösung „Rechnungswesen vollständig außer Haus und eine davon unternehmensinterne getrennte Belegverwaltung mit eigenen hilfsweisen – und somit doppelten – Aufzeichnungen“ sehr schnell deutlich. Denn jedes physische Suchen und Bewegen von Dokumenten kostet immer Zeit und Geld.

Ich bedanke mich für Ihre Zeit und hoffe, dass diese Zeilen dazu beitragen, die Strukturen eines Teils der wichtigen internen Betriebsabläufe nicht nur unter den neuen „drohenden“ bzw. formellen Aspekten (eben die der GobD´s) zu betrachten, sondern auch im Sinne einer Optimierung der inhaltlichen Vorgänge (also des „doings“) zu analysieren. So mag es gelingen, dass auch der Mittelstand aus neuen ministeriellen Maßnahmen einen Nutzen generieren kann.

 Kontext
Autor des Beitrags ist Steuerberater Heinz F. Schierenberg, Dipl. Betriebswirt, Dipl. Finanzwirt aus Detmold. Die Berater der Kanzlei beschäftigen sich seit langer Zeit mit spezialisierten Vorgängen zur Unternehmenssteuerung. Für das Rechnungswesen und eine vielfältige Kostenrechnung wird das System „FibNet“ (www.fibunet.de) genutzt; an dessen Auswertungsstrukturen die Kanzlei mitgearbeitet hat. Für den Belegworkflow wird das webbasierte Programm „webIC“ (ebenso FibuNet) genutzt.

Weitere Informationen: www.stb-schierenberg.de