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Hybrid Veranstaltungen: Neue Dimension der Live-Kommunikation

Foto: Kamaga

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Die Studie des German Convention Bureau (GCB) macht es deutlich: In den nächsten 15 Jahren wird sich die Veranstaltungs- und Kongressbranche mit den großen Megatrends auseinandersetzen und Antworten auf die neuen Herausforderungen finden müssen. Fakt ist – Messen, Events und Kongresse werden auch künftig in der realen Welt stattfinden – jedoch durch das Internet und die Informationstechnologie ergänzt.

Gleich sechs große Megatrends, die zum Teil komplementär zueinander stehen, verlangen von der Veranstaltungsbranche langfristig nach Antworten. Neben der Technisierung der Arbeits- und Lebenswelten, gefolgt von den Megatrends Globalisierung und Internationalisierung, werden die Urbanisierung, Mobilität, Nachhaltigkeit sowie der demografische Wandel die Branche prägen und fordern.

Eine besondere Herausforderung stellt die fortschreitende Technisierung dar

Beispiele dafür sind die Informations- und Datensicherheit, neue Formen der Wissensvermittlung, virtuelle Tagungseinheiten und die Vernetzung virtueller Räume, eine verstärkte Partizipation der Teilnehmer oder Mensch-Maschine-Schnittstellen, die trotz fortschreitender Technik die menschlichen Bedürfnisse berücksichtigen müssen.
„Die rasante Entwicklung der Informationstechnologie hat dazu geführt, dass sich ganz neue Möglichkeiten eröffnen, beispielsweise können nun Veranstaltungen interaktiver werden – und das nicht nur an einem Standort, sondern an verschiedenen Standorten weltweit“, beschreibt Nils Jacoby, Mitglied  im degefest – Verband der Kongress- und Seminarwirtschaft e.V., die weitreichenden Chancen und das Entstehen völlig neuer Veranstaltungsformate.

Das „Hybrid Event“ ermöglicht neuen  Dimensionen  zur  Erreichung  der Eventziele

Menschen müssen nun nicht mehr an einen Ort reisen, um physisch an der Veranstaltung teilzunehmen. Über Live-Streaming und mit Hilfe der App-Technologie haben sie die Möglichkeit, am Geschehen teilzunehmen, sich aktiv zu beteiligen und konkret Fragen zu stellen. Der sogenannte Hybrid-Kongress ­–  stellt das integrative Zusammenspiel  von  Informationstechnologie und Event in den Fokus und wird von einer Kommunikation dominiert, die immer mehr von „user generated content“ geprägt wird und damit weg vom Unternehmen hin zu den Usern erfolgt. Das Hybrid Event ermöglicht  eine  neue  Dimension  zur  Erreichung  der klassischen Eventziele – tiefergehende Information, mehr Motivation und vor allem ein echtes Involvement der Teilnehmer. Bezahlt wird nur für die interaktive Teilnahme.

„Auch ein Unternehmen, das in der Zentrale eine Betriebsversammlung veranstaltet, kann alle Mitarbeiter, die in den weltweit angesiedelten Niederlassungen tätig sind, zur virtuellen Teilnahme einladen. Das reduziert nicht nur Reisekosten, auch der Einsatz von Papier lässt sich reduzieren“, nennt Nicolay weitere Vorteile. „Diese gesamte Entwicklung befindet sich noch ganz am Anfang, aber ich bin davon überzeugt, dass sie angesichts der zunehmenden Globalisierung weiter an Bedeutung gewinnen wird“, so der Veranstaltungsspezialist weiter.

Das unterstreicht auch die GCB-Studie. „In einer immer stärker globalisierten Welt stellt zudem der stetig wachsende Vernetzungsbedarf und -aufwand für alle am Informations- und Wissenstransfer beteiligten Organisationen eine weitere technische Herausforderung dar. Die Globalisierung verlangt von den Akteuren der Tagungs- und Kongressbranche aber auch in immer höherem Maß, mehrere Sprachen zu beherrschen und interkulturelle Kompetenzen zu erweitern.

Eine zentrale Rolle werden auch zukünftige Mobilitätskonzepte spielen

Mit multimodalen Ketten, in denen sich die Akteure der Tagungs- und Kongressbranche als aktiver Teil verorten müssen, wird die Mobilität eine Antwort auf Herausforderungen wie steigendem Energiebedarf bei zunehmender Ressourcenverknappung sowie dem Wunsch nach Flexibilisierung und besonderen Bedürfnissen älterer Reisender bieten.
Der demografische Wandel wird nicht nur auf die Mobilität Einfluss haben: Auch die Architektur von Veranstaltungsgebäuden oder Serviceleistungen rund um Tagungen und Kongresse werden sich künftig an die damit einhergehenden Veränderungen anpassen müssen.
Ein weiteres Resultat der Zukunftsstudie ist, dass das Thema Nachhaltigkeit existenziell relevant bleibt und die Akteure der Branche dies noch stärker als bisher berücksichtigen sollten, etwa beim Neu- und Umbau von Veranstaltungsstätten sowie bei multimodalen Verkehrsangeboten.

Die neuen technischen Möglichkeiten in der Veranstaltungsbranche haben nicht nur Befürworter. Kritiker befürchten, dass die direkte Kommunikation darunter leiden könnte. Das sieht Jacoby jedoch anders: „Diese technischen Möglichkeiten sind ein Tool, ein Werkzeug und somit eine Bereicherung. Ich kann mir nicht vorstellen, dass hier die direkte Kommunikation auf der Strecke bleibt. Für mich überwiegen die Chance und die Möglichkeit, die Teilnehmerzahlen zu erhöhen. Messen, Kongresse, Produktvorstellungen und Firmenjubiläen werden auch künftig weiterhin in  der realen Welt stattfinden, jedoch durch das Internet und die Infrastruktur der Informationstechnologie ergänzt.“