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GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme

Wirklich „SEPA-ready“?

 Wer Christian Hoburg auf die verschobene SEPA-Einführung anspricht, merkt seinem Gesicht sehr schnell an, dass ihm diese gar nicht behagt. „Unternehmen“, erklärt der Produktmanager Finanzmanagement bei der GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH in Münster, „die mit unserer Software arbeiten, waren äußerst gut auf die Umstellung vorbereitet. Eine Verschiebung wäre überhaupt nicht notwendig gewesen“. Was aus der Sicht des Beraters bei anderen falsch lief und was noch getan werden kann, um am 1. August erfolgreich zu starten, beschreibt er in folgendem Interview. 

Christian Hoburg, Produktmanager Finanzmanagement bei der GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH in Münster: SEPA Verschiebung wäre nicht notwendig gewesen. (Foto: GWS)

Christian Hoburg, Produktmanager Finanzmanagement bei der GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH in Münster: SEPA Verschiebung wäre nicht notwendig gewesen. (Foto: GWS)

Herr Hoburg, der Start-Termin für SEPA wurde um sechs Monate auf den ersten August verschoben, aus Ihrer Sicht gerechtfertigt oder übertrieben?

Hoburg: Aus Sicht der GWS, die in Deutschland unter anderem mehrere hundert genossenschaftliche Unternehmen betreut, wäre die Verschiebung sicherlich nicht notwendig gewesen. Weil wir über die letzen Jahre konsequent beraten sowie sehr frühzeitig mit dem Rollout der benötigten Updates und Ergänzungen begonnen haben, waren die Nutzer unserer ERP-Systeme, z.B. gevis, gut auf die Umstellung vorbereitet.

Was ist bei den anderen falsch gelaufen?

Hoburg: Ich möchte niemanden kritisieren, doch ich glaube, dass im Unterschied zu vielen anderen Unternehmen unsere Kunden die Tragweite der Umstellung frühzeitig erkannt und gehandelt haben. Wahrscheinlich auch deswegen, weil uns für das Thema sehr viel Zeit genommen und stetig betont haben, dass eine SEPA-Umstellung mehr bedeutet als die  Bankleitzahl und die Kontonummer zu ändern. Es sind umfangreiche Prozess-Veränderungen, die zum Tragen kommen. Wir sind so natürlich stolz, dass wir mit unserer Planungen und Vorbereitungen recht hatten und alles gepasst hat.

Können Sie an einem Beispiel deutlich machen, wieso die SEPA-Umstellung ganze Prozesse im Unternehmen tangiert und vor allem, was daran so schwierig ist?

Hoburg: Mit der Einführung von SEPA muss grundsätzlich jedes Einzugsverfahren, egal ob Lastschrifteinzug oder Abbuchung, vom Kunden eines Unternehmens mit entsprechenden Mandaten abgesichert sein. Zudem sieht das SEPA-Regelwerk vor, dass jedem Gläubiger eines Unternehmens rechtzeitig vor dem Einzug mitgeteilt wird, zu welchem Zeitpunkt und mit welchem Betrag sein Konto belastet wird. Für die täglichen Abläufe in einem genossenschaftlichen Unternehmen heißt dies: Damit die Zahlungen reibungslos eingehen, müssen nicht nur verlässlich für jeden Kunden die entsprechenden Informationen, Nummern und Mandate in der Warenwirtschaft hinterlegt sein, der Zeitpunkt des Einzugs muss auch exakt mit den vereinbarten Kunden-Zahlungszielen sowie der Liquiditätsplanung abgestimmt sein. Dies gilt umso mehr, als sich die Banken vorbehalten, elektronisch übermittelte Aufträge nicht mehr wie heute auf „Sicht“, sondern mit bis zu fünf Bankarbeitstagen Frist zu bearbeiten.

Entschuldigung, aber das war doch bekannt.

Hoburg: Sicherlich! Die Erfahrung aus den Umstellungen hat gezeigt, dass die  Mandatsschreiben auch dazu genutzt wurden und werden, die generell vorhandenen Unterlagen zu aktualisieren und zudem verkürzten Avisierungszeitraum (Pre-Notification) zu vereinbaren. Generell sehen nämlich die SEPA-Richtlinien vor, dass der Zahlungsempfänger dem Zahler mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit der SEPA-Lastschrift über den Termin und die Höhe der SEPA-Lastschrift informiert. In der Praxis ist das häufig aufgrund kürzerer Zahlungsziele nicht möglich. Leider waren und sind die Fristen für diese Aktualisierung viel zu kurz. Hinzu kommt, dass oftmals mehrfach nachgehakt werden muss, damit das Schreiben überhaupt unterschrieben zurückgeschickt wird.

Wie hat die GWS Unternehmen beim Thema SEPA geholfen? 

Hoburg: Weil wir schon lange um die Tragweite der SEPA -Einführung wissen, haben wir bereits vor zwei Jahren einen Vier-Punkte-Plan erarbeitet und diesen – auch mit vielen Wochenendschichten – konsequent umgesetzt. Der erste Punkt betraf hierbei die Software an sich. Mit Hilfe von Updates und Erweiterungen wurden dort alle notwendigen Erweiterungen, zum Beispiel Mandatsnummern je Kundenbankverbindung, eingefügt und zudem die mit SEPA verbundenen rechtlichen Bedingungen in der Anwendung angepasst. Darüber hinaus nutzen wir aus gevisNAV die Word-Serienbriefanbindung, um die Unternehmen mit Standardbriefen bei der Kommunikation der SEPA-Umstellung zu unterstützten. Ein Rollout der Updates an die Nutzer schloss sich an. Im zweiten Schritt ging es dann an die Schulung der Kunden. Hier half uns natürlich die frühzeitige Anpassung der Software. Da darin schon zum ersten Termin die Ergänzungen eingefügt waren, konnten wir die Anwender direkt am System schulen, also Praxis statt Theorie wie bei anderen Anbietern. Der dritte Schritt betraf schließlich die Umstellung und Implementierung der neuen IBAN und BIC-Nummern, die mit Hilfe von Konvertern erfolgte.

Und der vierte Schritt?

Hoburg: …war so etwas wie die Kür, aber auch der dickste Brocken im ganzen SEPA-Umstellungsprozess. In wirklich sehr individuellen Beratungseinheiten haben wir hier Kunde für Kunde geklärt, wann am besten in gevisNAV der SEPA-Hebel umgelegt wird, wie die einzelnen SEPA-Anforderungen im Unternehmen umgesetzt werden können und welche Konsequenzen sich daraus ergeben. So ist es, wie schon beschrieben, grundsätzlich möglich, einen Textbaustein auf Rechnungen oder ein Vorab-Avis im Zahlungsvorschlag  als Einzugsankündigung zu nutzen. Zu klären gilt es dann auch, wie ein entsprechender individualisierter Textbaustein, auf eine Rechnung kommt. Nicht vergessen sollte man auch, dass mit SEPA der Verwendungszweck der Abbuchung nur noch 140 Zeichen umfassen kann. Umfangreiche Informationen wie sie zum Beispiel auch Tankstellen weitergeleitet haben, lassen sich nicht mehr mit der Einzugsinformation übermitteln. Entweder muss hier also auf eine Papierrechnung, E-Mail oder Fax-Übermittlung umgestellt werden oder ein E-Postbrief zum Einsatz kommen.

Was können Unternehmen tun, die diese Aufgaben noch vor sich haben?

Hoburg: Wegducken hilft nicht, ich bin überzeugt, dass die Umstellung auf SEPA kommt. Also nicht zögern und loslegen. Wer aber bis zum August partout nicht fertig wird, hat noch ein paar Alternativen, die aber aufgrund des Zeitbedarfs, vor allem aber wegen der Kosten eigentlich gar nicht genannt werden sollten. So kann die Bank über Zahlungsvorschlagslisten manuell beauftragt werden, auch lässt sich der Zahlungsauftrag in einer Online-Banking-Software oder Online-Banking Portalen umsetzen. Es ist also möglich, den Auftrag in der Bankfiliale in einem Kundenterminal zu erfassen oder Papieraufträge auszufüllen. Wenn Zahlungsaufträge im Lastschrift-/Abbuchungsverfahren beauftragt werden, ist die bei der Bundesbank erhaltene Gläubiger-Identifikationsnummer und die mit den Zahlungsverpflichteten vereinbarte Mandatsreferenznummer mitzuteilen. Werden bestehende Einzugsermächtigungen weiter verwendet, muss die Mitteilung bzgl. SEPA-Umstellung allerdings komplett ohne Softwareunterstützung erfolgen.

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