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Datenschutz im Unternehmen

Geschäftsabläufe sicherer machen

Noch immer herrschen Unkenntnis und mangelndes Wissen, wenn es um den Umgang mit dem Datenschutz im Unternehmen geht. COBUS ConCept setzt auf Aufklärung und verfügt mit einem zertifizierten Datenschutzbeauftragten nun auch hier über aktuelles Know-how. Damit kann der Softwarespezialist noch mehr Synergien aus einer Hand schaffen.

Volker Gödde, der Jurist und IT-Spezialist ist seit Anfang des Jahres im Hause COBUS ConCept am Standort Rheda-Wiedenbrück für den Datenschutz zuständig.

Volker Gödde, der Jurist und IT-Spezialist ist seit Anfang des Jahres im Hause COBUS ConCept am Standort Rheda-Wiedenbrück für den Datenschutz zuständig.

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt die Brisanz: Einer mittelständischen Druckerei, die neben dem Druck auch für den personalisierten Versand der Druckerzeugnisse verantwortlich war, wurden die Daten durch einen USB-Stick gestohlen. Dem Drucker stand eine saftige Vertragsstrafe ins Haus, die dazu führte, dass das Unternehmen seinen Betrieb einstellen musste. Das ist kein Einzelfall. „Der Umgang mit Daten wird oftmals auf die leichte Schulter genommen. Ein Unternehmen, das einem Dienstleister seine Adressen für den Versand zur Verfügung stellt, ist rechtlich verantwortlich, falls Adressen gestohlen werden bzw. Missbrauch mit ihnen betrieben wird. Auch in Gesprächen mit unseren Bestandskunden habe ich oft bemerkt, welche geringe Priorität das Thema Datenschutz einnimmt“, sagt Volker Gödde. Der Jurist und IT-Spezialist ist seit Anfang des Jahres im Hause COBUS ConCept am Standort Rheda-Wiedenbrück tätig. Bei seinen Beratungen im Vertrieb konnte er zwei Entwicklungen beobachten: ein sehr fahrlässiger Umgang auf der einen, oder eine extreme Vorsicht, angesichts mangelnden Know-hows, auf der anderen Seite. Umso größer war seine Motivation, die Kunden auch in diesem wichtigen Bereich zu beraten und ihnen damit weitere Dienstleistungen aus einer Hand anzubieten. „Unsere breite Aufstellung versetzt uns in die Lage, den Servicegedanken komplett zu Ende zu führen. Während der technisch-organisatorische Bereich über COBUS Systems läuft, deckt COBUS ConCept alle anderen Leistungen ab“, so Volker Gödde.

 Datenschutz macht Geschäfte sicherer

Der mittlerweile auch zertifizierte Datenschutzbeauftragte hat sich bereits in seiner früheren Tätigkeit mit dem IT-Recht beschäftigt, die Qualifizierung bei der DEKRA zum Datenschutzbeauftragten war für ihn eher eine Formalie. „Die Techniker haben in der Regel mit juristischen Themen wenig am Hut, die kaufmännische Abteilung interessiert sich weniger für die technischen Details. Dank meiner verschiedenen Ausbildungen verstehe ich sie beide und kann zwischen den Abteilungen vermitteln“, sagt Gödde. Aufklärung und Vermittlung seien notwendig, da in vielen Betrieben eine Denkweise existiere, die Vertrieb und Datenschutz als natürliche Feinde betrachte, die einfach nicht zusammen passten. „Mir ist wichtig zu verdeutlichen, dass Datenschutz keine Geschäfte verhindert, sondern diese absichert. Dabei zeige ich auf, was unter Berücksichtigung des Datenschutzes machbar ist “, so Gödde.
Die größte Gefahr im Mittelstand sieht der Datenschutzbeauftragte nicht durch Hackerangriffe. Vielmehr sei eine interne Gefahr festzustellen, die vom Faktor Mensch ausgehe. „Ich denke hier nicht an die Böswilligkeit der Mitarbeiter, sondern den fahrlässigen Umgang mit Daten und das Ausnutzen von Schwachstellen. Social Hacking ist hier das Problem.“
Umfangreich ist das Spektrum an Leistungen, die der Datenschützer in den Unternehmen anbietet: Neben der Schulung von Mitarbeitern, Key Usern und der Geschäftsleitung, obliegt ihm die Erstellung des Verfahrensverzeichnisses, in dem alle datenschutzrelevanten Prozesse im Unternehmen dokumentiert sind.

Seine Aufgabe ist es zudem, individuelle Anfragen zum Thema Datenschutz zu klären, die von Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten an die Geschäftsleitung herangetragen werden. Auch die Auditierung von Lieferanten im Hinblick auf Datenschutzfragen fallen in seinen Zuständigkeitsbereich. Nicht zuletzt übernimmt er alle datenschutz­relevanten Themen im Unternehmen.

Für den IT-Spezialisten liegen die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten auf der Hand. Er habe zum Beispiel keinen Interessenkonflikt bei kritischen Entscheidungen innerhalb des Unternehmens. Weitere Pluspunkte seien die fachliche Kompetenz und nicht das nebenbei erworbene Wissen eines Mitarbeiters, sowie die Kostentransparenz durch ein klar definiertes Leistungspaket. „Nicht zu vergessen ist die Lösungsorientierung des externen Spezialisten, der ohne jede Blockadehaltung seine Tätigkeit verrichtet“, sagt Volker Gödde.

             Kontext
             Ohne Datenschutz geht es nicht

 Der Einsatz eines Datenschutzbeauftragten ist keine individuelle Entscheidung eines Unternehmers, sondern durch den Gesetzgeber geregelt. Sind in einem Unternehmen regelmäßig neun Personen mit der Bearbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt, ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht. Sind mehr als 20 Personen mit sonstigen Dingen betraut, so wird auch hier die Bestellung eines Datenschutzbeauftragt per Gesetz notwendig. Als Faustregel gilt: Unternehmen, die ein CRM- oder ERP-System einsetzen und mehr als 20 Arbeitsplätze damit ausgestattet haben, benötigen ebenfalls einen Schutzbeauftragten. Dabei sind Mitglieder der Geschäftsführung oder der Leiter IT wegen möglicher Interessenkonflikte per Gesetz nicht einsetzbar. Möglich ist jedoch auch die Rekrutierung eines Spezialisten von außen.

Weitere Informationen: www.cobus-concept.de

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